Povrat izgubljenih dokumenata. Partnerska registracija duplikata izgubljenih dokumenata Pravne usluge Pravna podrška, pravne usluge, konsalting. Pravna podrška, pravne usluge, konsalting

• Teme:
• Rad po ugovoru
• Zaključivanje sporazuma

Pitanje

Odgovori

Osnov za izdavanje duplikata dokumenta je njegov gubitak ili oštećenje. Nova kopija pravnog akta postaje duplikat dokumenta. Kako se provodi postupak izdavanja duplikata, kako se sastavlja i šta je potrebno za dobijanje duplikata osnivačkih dokumenata kompanije, pročitajte u materijalima ovog članka.

Iz članka ćete naučiti:

Napravite duplikat dokumenta

Prvo morate definisati pojmove. Postoje koncepti "original", "duplikat" i "kopija". Šta je zajedničko u njihovoj definiciji, a koja je suštinska razlika?

Zajednička komponenta značenja sve tri riječi je sadržaj dokumenta. To je zajedničko svima. Sadržaj originala se u potpunosti ponavlja u duplikatu i kopiji.

Nacionalni GOST standard definirat će original ili original kao jedinu ili prvu kopiju dokumenta.

Replika originala je duplikat. Ima različite detalje, ali ima potpuno istu pravnu snagu kao original. Imajte na umu da – za razliku od kopije – može postojati samo jedan duplikat i on se izdaje umjesto originala.

Drugim riječima, dok god postoji original, nema potrebe za duplikatom papira; čim se original izgubi, on ga zamjenjuje.

Kopija je jednostavno nova kopija originala, koja vjerno reproducira sav njegov sadržaj. Kopija može biti papirna ili elektronska, jednostavna ili ovjerena. Kopija ima istu pravnu snagu kao original samo u vrlo ograničenim slučajevima. Na primjer, ovjerena kopija ugovora ima jedan.

Broj kopija može biti bilo koji i određen je potrebama i potrebama vlasnika originala. Zakonska regulativa ni na koji način ne reguliše ovo pitanje.

Kao što je gore spomenuto, glavna svrha duplikata papira je zamijeniti original. Očigledno, njegov sadržaj bi trebao biti potpuno identičan sadržaju originalnog dokumenta. Jedina razlika su rekviziti. To su detalji koji vam omogućavaju da razlikujete duplikat dokumenta od originala.

Priroda tačnih detalja, kao i postupak izdavanja duplikata, određena je specifičnošću vladina agencija sprovođenje ovog postupka, kao i situaciju koja je prouzrokovala izdavanje duplikata papira.

Izrada duplikata dokumenta

1. Formalno, kopija dokumenta mora u potpunosti ponoviti original. To znači, na primjer, da ako je original kreiran na osnovu obrasca, onda se duplikat mora kreirati na sličan način. Nasuprot tome, kopija se može napraviti na običnom papiru.
2. Na duplikat papira se stavlja pečat ili se pravi natpis "Duplikat", a na originalu se zapisuje da je izdat duplikat dokumenta. Naravno, to se radi ako je original dostupan. Ovaj unos onemogućava dalju upotrebu originala, tj. poništava ga.
3. Njegov serijski broj mora biti napisan na duplikatu papira.
4. Takođe nosi potpise i pečate propisane zakonom.

Duplikati konstitutivnih dokumenata

Odvojeno razmatranje zahtijeva situaciju kada je potrebno vratiti sve sastavne dokumente. To može biti zbog gubitka ili uništenja poslovnih papira, bilo zbog nemara ili zbog nesreće ili krađe. Funkcioniranje organizacije bez dokumenata je nemoguće, stoga se u svakom slučaju moraju vratiti.

AT opšti pogled postupak vraćanja sastavnih poslovnih papira sastoji se od nekoliko faza:

Plaćanje državne dažbine;

Sastavljanje zahtjeva za izdavanje duplikata dokumenata. Mora navesti podatke koje zahtijeva međuokružna IFTS ili teritorijalna inspekcija;

Podnošenje popunjenog zahtjeva i uplaćenog računa poreskom organu;

Prijem gotovih radova.

Dobijanje duplikata PIB-a

Ovaj papir se mora pribaviti od poreske uprave u kojoj je pravnu adresu kompanije. Procedura za podnošenje prijave i uslovi za njihovo izvršenje u svakoj poreskoj organizaciji su različiti. U nekima prijavu podnosi generalni direktor ili glavni računovođa, dok u drugima to može učiniti svako. pojedinac posjedovanje odgovarajuće notarski ovjerene punomoći. Isti postupak važi i za postupak dobijanja gotovih radova.

Šta vam treba u poreskoj upravi? Potrebno je da pripremite sledeći paket:

1. Izjava. Mora navesti razlog gubitka prethodnog sertifikata, kao i PIB i OGRN brojeve vaše organizacije.
2. Potvrda o uplati državna dužnost;
3. Ako IFTS prihvati prijavu putem punomoćja, onda je morate pripremiti.

Obično, kao razlog za gubitak prethodne potvrde, poreski organ se zadovoljava jednostavnom formulacijom „u vezi sa gubitkom“. Iznos državne naknade u 2017. godini iznosi 300 rubalja. (600 rubalja - u slučaju hitne registracije). Naravno, ta uplata se vrši prema podacima koje ćete saznati od poreske uprave.

Pročitajte također:

Dobivanje kopije povelje

Sljedeća faza restauracije sastavne dokumentacije je dobijanje kopije statut organizacije. Ovaj postupak se sprovodi iu teritorijalnom IFTS-u. Procedura je slična dobijanju PIB-a: podnošenje zahteva i potvrde o uplati državne takse. Obnova povelje koštat će 200 rubalja u 2017. uobičajenim redom i 400 - hitnim. Opet, detalji vašeg IFTS-a su navedeni na priznanici. Adrese i detalje poreznih organa možete pronaći na web stranici www.nalog.ru.

Dobijanje duplikata PSRN-a

Organ koji izdaje duplikat OGRN je isti poreski organ koji je izdao original. Zahtjev za njegovo izdavanje mora podnijeti lično generalni direktor kompanije. Ukoliko to nije moguće, onda se prijava može podnijeti putem punomoćnika, ovjerenog pečatom i potpisom direktora. Ova metoda ima jedan značajan nedostatak - prijava će biti prihvaćena kao poštanska pošiljka. Zašto je ovo nedostatak? Činjenica je da će u ovom slučaju i duplikat sertifikata PSRN-a biti poslat poštom na pravnu adresu Vaše kompanije. U praksi, čekanje na poštansku pošiljku može potrajati i do mjesec dana.

Dokumenti koji će biti potrebni za vraćanje certifikata su kako slijedi:

Prijava napravljena u ime CEO. U tekstu se mora navesti broj bivšeg OJMK-a, datum upisa u Jedinstveni državni registar pravnih lica, kao i razlog gubitka potvrde.

Potvrda o uplati državne takse;

Ako direktor ne može sam doći u poreznu upravu, tada će biti potrebno punomoćje.

U roku od pet radnih dana biće spreman duplikat OGRN sertifikata. Visina državne naknade može varirati. Zavisi od toga kada je vaša firma registrovana. Ako prije 01.07.2002., naknada će iznositi 200 rubalja, ako nakon toga, tada će njena veličina biti 20% iznosa koji ste platili u trenutku registracije vaše kompanije. Na primjer, ako ste platili 4.000 rubalja, tada će naknada biti jednaka 800 rubalja. Naravno, plaćanje se vrši i prema podacima koje ćete saznati od poreske uprave.

Trenutno mnoge porezne organizacije imaju instaliran terminal za plaćanje. Ovo ne samo da će vam uštedjeti vrijeme, već će vas uštedjeti i od potrebe da saznate detalje o IFTS-u - oni će biti uneseni automatski.

Dobijanje duplikata potvrde o izmjenama SRN-a

Konačno, posljednja faza postupka vraćanja konstitutivne dokumentacije je pribavljanje duplikata potvrde o izmjenama SRN-a. Općenito, ova faza je slična onima opisanim gore. Izdavanje ovih dokumenata vrši i poreski organ.

Još jedna izjava će biti potrebna od šefa organizacije. To možete učiniti i putem punomoćja, ali će u tom slučaju papiri biti poslani na vašu pravnu adresu.

Trebam li uopće dobiti GRN certifikat? Da, ovaj postupak će se morati ponoviti, jer banke često zahtijevaju davanje ovih hartija od vrijednosti. Štaviše, morat ćete platiti državnu pristojbu za svaki certifikat. Njegova veličina je 300 rubalja u 2017. godini, plaćanje se mora izvršiti na podatke IFTS-a za koji je vaša kompanija povezana. Duplikati sertifikata biće gotovi u roku od pet radnih dana.

Procedura izdavanja duplikata konstitutivnih dokumenata, nažalost, nije regulisana na nivou zakonodavstva. Mnoga preduzeća se, iz tog razloga, suočavaju sa brojnim poteškoćama u procesu obnavljanja osnivačke poslovne dokumentacije.

Problem je što ne možete podnijeti jedan opći zahtjev za restauraciju cijelog paketa dokumentacije. Morate se prijaviti za svaki rad posebno, kao što je gore opisano.

(Dokument)

n1.doc

POGLAVLJE 5. PRAVILA ZA IZDAVANJE I IZDAVANJE KOPIJA DOKUMENTA

U aktivnostima bilo koje organizacije često postaje neophodno napraviti kopije dokumenata, kako svojih, tako i onih dobijenih od drugih organizacija.

U pravilu, prilikom izrade vlastitih dokumenata potpisuje se jedan primjerak dokumenta, a to je original. Izuzetak su neke vrste dokumenata (na primjer, akti, ugovori, koji su napravljeni u nekoliko primjeraka, od kojih svaka ima snagu originala).

Skripta službeni dokument je “prva ili pojedinačna kopija službenog dokumenta” 24 .

U jednom primjerku izrađuju se dokumenti poput pasoša, izvoda iz matične knjige rođenih, svedočanstva ili diplome o završenoj obrazovnoj ustanovi itd.

Originali većine dokumenata (na primjer, administrativnih i organizacionih) koje je kreirala organizacija pohranjuju se u fajlove odmah nakon objavljivanja, a prave se kopije radi upoznavanja i rada s njima.

Originali određenih vrsta iz referentno-informativne grupe (pisma, potvrde, recenzije, zaključci) šalju se primaocu, a kopije ostaju u poslovima organizacije.

Kopija dokumenta je „dokument koji u potpunosti reprodukuje informacije o originalnom dokumentu i svim njegovim spoljašnjim obeležjima ili njihovim delovima, koji nema pravnu snagu“ 25 . Ispod spoljni znaci razumiju medije fizičko stanje dokumente, veličinu dokumenta, elemente kancelarijskog rada ili dekoracije.

Da bi kopija postala pravno valjana, mora biti ovjerena. Ovjerena kopija dokumenta je kopija dokumenta na koju su, u skladu sa GOST R 6.30-97, stavljeni potrebni detalji da bi mu dali pravnu snagu. Utvrđena procedura je jasno definisana važećom regulativom pravni akti pravila o tome ko i koje vrste kopija službenih dokumenata ima pravo da ovjerava.

Tako, na primjer, svjedočiti o tačnosti kopije službenog dokumenta na kojoj je navedeno strani jezik, obavezno notar.

Za organizacije koje prave kopije službenih dokumenata za vlastitu upotrebu ili izdavanjem u ruke građana, uspostavljaju se standardna pravila:

1. Organizacije imaju pravo da prave kopije samo onih dokumenata čiji je autor sama organizacija, za izdavanje građana radi zaštite njihovih interesa i prava.

2. Kopije službenih dokumenata organizacije, uključujući i kopije arhivskih dokumenata, izdaju se građanima samo uz dozvolu rukovodioca organizacije ili rukovodioca službe za vođenje evidencije.

3. Organizacija može napraviti kopije službenih dokumenata drugih organizacija i ovjeriti ih na propisan način, ako su ti dokumenti neophodni za internu upotrebu u organizaciji. Na primjer, prilikom apliciranja za posao, organizacija može napraviti i ovjeriti kopiju diplome zaposlenog, koja će se zatim upisati u njegov lični dosije.

4. Zabranjeno je kopiranje sljedećih dokumenata: pasoša, vojne karte, službenih uvjerenja; dokumenti označeni da se ne smiju kopirati; dokumenti sa nejasnim tekstom, brisanjem i neodređenim ispravkama.

U zavisnosti od načina izrade kopija, razlikuju se faksimilne i besplatne kopije.

Fax copy precizno reproducira sve vanjske znakove, umjetničke značajke dizajna detalja, njihovu lokaciju. Faksimilne kopije mogu se napraviti pomoću kancelarijske opreme, tipografski.

besplatni primjerak dokument može biti pisan rukom ili mašinom. Može u potpunosti reproducirati informacije službenog dokumenta, ali ne i apsolutno precizno reproducirati vanjske karakteristike (font, na primjer).

Kopija napravljena u organizaciji ovjerava se stavljanjem na nju potrebne oznake 25 "Oznaka ovjere kopija" u punom ili skraćenom obliku.

Kopije su sljedećih vrsta:

Cijela kopija;

Ekstrakt;

Kompletna kopija zvanična isprava izdata rukom mora biti ovjerena oznakom na ovjeri kopije u punom obliku sa službenim pečatom organizacije.

Ako službeni dokument mora biti dostavljen na uvid i izvršenje značajnom broju organizacija ili izvođača, njegova kopija se izrađuje pomoću kancelarijske opreme u potrebnom broju. U ovom slučaju, kopiranje se ne vrši sa originala (na ovaj način nije dozvoljeno kopiranje potpisa glavešine), već sa duplikata dokumenta posebno pripremljenog za umnožavanje, na kojem nema ličnog potpisa glava u rekvizitu “Potpis”. Ispod navedenog rekvizita stavlja se oznaka za ovjeru kopije u punom obliku sa službenim pečatom (službeni pečat organizacije se također ne može kopirati na ovaj način), na primjer:

Šef kancelarije N.M. Sergeeva

15.10.2000
Izvod iz službenog dokumenta, na primjer, iz naredbe, protokola, pravi se ako nema potrebe da se napravi potpuna kopija. Izjava se izdaje kako slijedi:

Naziv vrste dokumenta označava: "izvod iz naloga", "izvod iz protokola";

Uvodni dio (ako postoji) službenog dokumenta se reprodukuje u cijelosti;

Iz glavnog dijela teksta dokumenta ispisuje se stavka čije su informacije potrebne;

Rekviziti "Potpis" su reprodukovani (bez ličnog potpisa);

Za ovjeru kopije u punom obliku stavlja se oznaka pečatom.

Uzorak izvoda iz dokumenta (naredbe) dat je u prilogu. 33.

Odmor- ovo je kopija odlaznog dokumenta, koji se čuva u dosijeu organizacije, a originalni dokument, na primjer poslovno pismo, šalje se primaocu. Na drugom primjerku isprave na propisanom mjestu stavlja se oznaka za ovjeru kopije u kratkom obliku, odnosno bez navođenja položaja lica koje ga je ovjerilo i dešifriranja potpisa. Ako odmor nije izdat na memorandumu organizacije, tada se datum mora prenijeti na nju, matični broj i upućivanje na indeks i datum iz prve instance.

Duplikat treba razlikovati od kopije dokumenta, koja je duplikat originalnog dokumenta koji ima pravnu snagu. Duplikat se pravi u slučaju gubitka originala (npr. izvoda iz matične knjige rođenih, svedočanstva ili diplome itd.) na istom obrascu kao i original. Duplikat ima originalni pečat i potpis službenih lica koja imaju pravo potpisivanja na ovim dokumentima u trenutku izdavanja duplikata. Na duplikatu se u gornjem desnom uglu stavlja oznaka u obliku riječi "duplikat".

test pitanja

1. Šta je originalni dokument?

2. Šta je kopija dokumenta?

3. Kada kopija dokumenta postaje pravno obavezujuća?

4. Koja su pravila za izdavanje kopija u organizacijama?

5. Kako se faksimil kopija razlikuje od besplatne kopije?

6. Šta je oznaka ovjerene kopije i gdje se nalazi na dokumentu?

7. Koje su vrste kopija?

8. Kako se pravi potpuna kopija službenog dokumenta?

9. Koja je posebnost izdavanja izvoda?

10. Šta je izdanje dokumenta i kako se ovjerava?

DIO 2. ORGANIZACIJA RADA SA DOKUMENTIMA

POGLAVLJE 6. SERVIS DOKUMENTACIJE ZA UPRAVLJANJE. ZAHTJEVI ZA ORGANIZACIJU TOKA DOKUMENTA

Dokumentaciona podrška za aktivnosti upravljanja organizacijom je najvažnija uslužna funkcija menadžmenta, od racionalna organizacija koji određuju brzinu i kvalitet menadžerskog odlučivanja, efikasnost organizacije u cjelini.

Racionalna organizacija dokumentarne podrške rukovodstvu dodjeljuje se u organizaciji samostalnoj, organizaciono-zasebnoj službi podređenoj rukovodiocu organizacije - službi dokumentarne podrške menadžmentu (služba predškolske obrazovne ustanove, služba kancelarijskog rada). U malim organizacijama, gdje je obim obrađenih dokumenata mali, a stvaranje takve usluge nepraktično, sve poslove oko upravljanja dokumentacijom obavlja sekretar direktora ili zaposlenik posebno raspoređen za ovaj posao.

Služba DOW-a, u zavisnosti od pripadnosti određenoj grupi organizacije, može se nazvati različito: upravljanje slučajevima (upravljanje kancelarijama ili informaciono-dokumentaciona podrška), kancelarija, opšte odeljenje.

upravljanje slučajevima, po pravilu se formira u ministarstvima i resorima i uključuje sljedeće strukturne jedinice:

Sekretarijat, koji obuhvata: prijem, sekretarijat načelnika i sekretarijate zamjenika načelnika, sekretarijat odbora, protokolarni biro;

Nadzorna inspekcija;

Kancelarija, koja može uključivati: biro za vladinu korespondenciju, biro za računovodstvo i registraciju, kontrolu, ekspediciju, biro za štampanje i reprodukciju dokumenata;

Odjel za pisma (žalbe);

Odjeljenje za unapređenje rada sa dokumentima i implementaciju tehnička sredstva;

Centralna arhiva.

ured se stvara u državnim preduzećima, obrazovnim institucijama, istraživačkim, projektantskim i inženjerskim organizacijama. Po pravilu može obuhvatati: jedinicu za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada sa dokumentima i uvođenje tehničkih sredstava, razmatranje pisama (pritužbi) građana, sekretarijat, ekspediciju, biro za štampanje i umnožavanje dokumenata, arhiva.

Zajednički odjel stvorena u vladi i javne organizacije. Obično se sastoji od istih jedinica, ali im se dodaje grupa protokola.

Sastav određene službe PEI, broj jedinica uključenih u nju, zavise prvenstveno od broja obrađenih dokumenata i informacija, obima i prirode aktivnosti organizacije, te od izabranog organizacionog oblika kancelarijskog rada.

Rad DOW službe regulisan je sljedećim dokumentima:

Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove;

Poslovne upute;

Opisi poslova zaposlenih u predškolskim obrazovnim ustanovama.

Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove- ovo je pravni akt kojim se utvrđuje postupak formiranja, prava, obaveze i organizacija rada ove službe.

Uredba o posebnoj službi predškolske obrazovne ustanove izrađena je na osnovu primjera odredbi datih u GSDOU iu Standardnim uputstvima za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Ove ogledne odredbe su razvijene u odnosu na organizacije koje imaju takvu DOW uslugu kao što je upravljanje slučajevima, i sadrže maksimum formulacija koje se mogu koristiti prilikom izrade pravilnika o bilo kojoj drugoj službi DOW-a - kancelariji, opštem odjeljenju itd.

Uredba, kao što znate, ima jedinstvenu strukturu teksta i uključuje sljedeće dijelove:

1. Opšte odredbe.

2. Ciljevi i zadaci.

3. Funkcije.

4. Prava i obaveze.

5. Liderstvo.

6. Odnosi.

7. Organizacija rada.

U odeljku "Opšte odredbe". Utvrđuje se mjesto i uloga službe DOE, njena struktura, podređenost, spisak dokumenata koji regulišu njenu djelatnost, a postoje i indicije ko ima pravo da rukovodi službom DOE i koji pečat ova služba ima.

U odjeljku "Ciljevi i zadaci". data je lista glavnih ciljeva i zadataka. Po pravilu, osnovni ciljevi službe PEI su organizacija, upravljanje, koordinacija i realizacija poslova na dokumentarnoj podršci menadžmenta na savremenom nivou. Ova usluga rješava probleme organizacije unificirani sistem kancelarijski rad, jedinstvena procedura za dokumentovanje, izradu i implementaciju regulatornih i metodoloških dokumenata za unapređenje dokumentacione podrške u organizaciji.

Od postavljenih ciljeva i zadataka formuliše se skup funkcija čiji je popis dat u sljedećem dijelu „Funkcije“. Funkcije službe DOE mogu se podijeliti u tri grupe:

dokumentacija aktivnosti upravljanja(izrada i održavanje vremenskog lista obrazaca dokumenata i albuma obrasca objedinjenih dokumenata; izrada i umnožavanje obrazaca dokumenata, njihovo izdavanje i računovodstvo, papirologija, njihova priprema po rukovodstvu, dokumentovanje sastanaka, sastanaka itd.);

organizacija i izvođenje poslova na obradi dokumenata(prijem i početna obrada ulaznih dokumenata, registracija, razmatranje, dostava dokumenata, kontrola prolaska, izvršenja i izvršenja dokumenata u organizaciji, informativno-referentne službe, slanje dokumenata, ažurno čuvanje dokumenata, priprema dosijea za arhiviranje, arhivski rad, organizacija rada sa određenim kategorijama dokumenata - apelima građana, dokumentima označenim ograničenjem pristupa i dr.);

organizacione vrste poslova(organizacija sastanaka, prijem posjetitelja, telefonski razgovori, metodološko vodstvo o organizaciji kancelarijskog rada u strukturnim odjeljenjima i podređenim organizacijama, razvoj najnovije tehnologije organizacija kancelarijskog rada, usavršavanje zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi i dr.).

U rubrici "Prava i obaveze" dat je spisak prava koja služba PEI ima koja su neophodna za uspješno obavljanje njenih zadataka i funkcija. To uključuje:

Pravo na pristup informacijama (dokumentima i bazama podataka);

Pravo na traženje informacija neophodnih za rad;

Pravo na vršenje kontrole nad obavljanjem kancelarijskog rada u organizaciji, nad sprovođenjem pravila obrade dokumenata i dr.

U istom odeljku se ukazuje i na odgovornost za neispunjavanje prava i nekorišćenje dužnosti. Ponekad se u ovom odeljku nalaze generalizovane izjave kao što su „služba predškolske obrazovne ustanove odgovorna je za neispunjenje ili loše obavljanje svojih dužnosti i nekorišćenje prava koja su joj data ovom odredbom u skladu sa važećim zakonodavstvom“.

Ponekad se u ovom odjeljku posebno navodi na osnovu čega se zaposlenici predškolske obrazovne ustanove mogu smatrati odgovornim, na primjer: "za kašnjenje u podnošenju dokumenata u arhivu odjela ili njihov gubitak". Bez obzira na to koja je opcija odabrana, vrsta odgovornosti, kao ni uslovi ili oblici kazne, ne mogu se navesti u ovom dijelu, pa je ovdje prikladnija formulacija „u skladu sa važećim zakonom“.

Odjeljak "Vodič" u propisu o službi predškolske obrazovne ustanove otkriva poslove rukovodioca službe - rukovodioca poslova, šefa kabineta, načelnika opšteg odeljenja, budući da je u opisu poslova za rukovodioca službe propisano radno mesto rukovodioca službe. jedinica (kao i rukovodilac organizacije) nije sastavljena. U stvari, ovaj dio odražava ono što bi trebalo da bude uključeno u opis posla: kako se postavlja i razrješava, kome podnosi izvještaje, uslove za nivo kvalifikacija, njegove dužnosti i prava i odgovornost.

Odjeljak "Odnosi" sadrži informacije o tome s kojim jedinicama i po kojim pitanjima DOW služba komunicira, na primjer, „služba DOW komunicira sa pravnom službom na pravna pitanja vezano za pripremu dokumenata u organizaciji.

Sekcija "Organizacija rada" treba da sadrži informacije o karakteristikama u radu službe, ako ih ima, o rasporedu rada, linkove na aktuelne dokumente, u skladu s kojima je organiziran rad organizacije u cjelini. Za vladine organizacije Ovo su interna pravila. Ovaj odjeljak također treba da sadrži informacije o tome kako će se usluga reorganizirati, ako je potrebno.

Dakle, odredba o službi predškolske obrazovne ustanove, koja jasno opisuje redoslijed rada i funkcije, raspodjelu prava i obaveza, stvara neophodnu osnovu za izradu drugog organizacionog dokumenta - uputstva za kancelarijski rad, koja pruža potrebne informacije. o tome kako i kojim metodama će se zadaci dodijeljeni servisu obavljati DOW zadaci i funkcije.

Uputstva za rad u kancelariji- glavni dokument kojim se uspostavlja jedinstvena procedura dokumentovanja i odabrana tehnologija za rad sa dokumentima u organizaciji. Uputstvo je razvijeno na osnovu nacionalnih regulatornih dokumenata (GOST-ovi, GSDOU, postojeći standardni i primjeri uputstava, ako ih ima, itd.). Istovremeno, uputstvo o kancelarijskom radu treba da odražava sve karakteristike organizacije kancelarijskog rada u određenoj organizaciji.

Prilikom izgradnje strukture teksta, uputstva za kancelarijski rad se rukovode postojećim standardnim ili uzornim, na primjer, "Standardno uputstvo za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije" ili uputstva razvijena za grupe homogenih organizacija koje obavljaju slične funkcije. . Iz ovakvih uputstava može se pozajmiti ne samo struktura teksta, već i pojedini dijelovi u cijelosti - poput onih koji se bave ispitivanjem vrijednosti dokumenata, pripremanjem predmeta za arhivsku pohranu. Uputstvo, kao i druge vrste organizacionih dokumenata, uvek počinje odeljkom „Opšte odredbe“, a zatim slede delovi koji pokrivaju sve karakteristike postavljanja kancelarijskog posla u određenoj organizaciji, stepen mehanizacije i automatizacije kancelarijskog rada. Na primjer, Upute za rad s dokumentima u Državnoj Dumi Savezna skupština Ruska Federacija, odobreno naredbom predsjedavajućeg Državna Duma od 22. maja 1995. godine broj 676r-1 sastoji se od sljedećih odjeljaka:

1. Opšte odredbe.

2. Prijem, registracija, dostava dokumenata:

2.1. Službena dokumenta;

2.2. Prepiska poslanika.

3. Rad sa apelima građana.

4. Organizacija rada sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima.

5. Priprema i izrada službenih dokumenata:

5.1. Opšti zahtjevi; _

5.2. Administrativni dokumenti;

5.3. Dokumenti sastanaka i sastanaka;

5.4. službena pisma;

5.5. Servisni telegrami.

6. Odlazni uredski dokumenti.

7. Kontrola izvršenja dokumenata i uputstava.

8. Obezbjeđivanje dokumentacije za zamjenike i strukturne odjele Uprave:

8.1. Obezbjeđivanje dokumenata za sastanak Državne dume;

8.2. Obezbeđivanje dokumenata za sastanak Saveta Državne Dume;

8.3. Pružanje tiskanih publikacija;

8.4. Pružanje regulatornih materijala.

9. Upotreba obrazaca, pečata, štambilja.

10. Pisani radovi.

11. Kopiranje i umnožavanje radova.

12. Snimanje sastanaka.

13. Formiranje predmeta i čuvanje dokumenata:

13.1. Izrada nomenklature predmeta;

13.2. Formiranje predmeta;

13.3. Ispitivanje vrijednosti dokumenata;

13.4. Registracija predmeta;

13.5. Izrada i izrada izvještaja o slučajevima;

13.6. Prijenos datoteka na pohranu u Arhivu Državne Dume.

14. Referentni rad.

Prijave.

U prilozima uputstva o kancelarijskom radu obično se daju uzorci obrazaca (registracione i kontrolne kartice, nomenklatura predmeta, omoti predmeta itd.), uzorci dokumenata (po pravilu najčešći u određenoj organizaciji), spiskovi dokumenata (za na primjer, dokumenti koji ne podliježu registraciji; dokumenti na koje je stavljen službeni pečat), tipični ili pravila(Pravilnik o CIK-u organizacije). Tako je 48 dodataka uključeno u Uputstvo o kancelarijskom radu Državne dume Ruske Federacije.

Uputstvo za kancelarijski rad odobrava se naredbom rukovodioca organizacije, u kojoj je naznačen datum stupanja na snagu, a takođe su navedene neophodne pripremne mere koje predškolska služba mora da sprovede. Uputa za kancelarijski rad je dokument s kojim se ne samo zaposlenik predškolske obrazovne ustanove, već i svaki zaposlenik organizacije mora upoznati s priznanicom prilikom zapošljavanja. Uputstva treba da budu u svakoj strukturnoj jedinici organizacije.

Opis posla je dokument kojim se uređuje organizaciono-pravni status zaposlenog u službi predškolske obrazovne ustanove.

Opis poslova za rukovodioce odjeljenja službe PEI nije sačinjen, jer propisi o odjeljenjima uvijek imaju odjeljak „Smjernice“. Vrste opisa poslova, struktura njihovog teksta, postupak njihovog izvršenja, potpisivanja i odobravanja opisani su u Pogl. 4. Naziv opisa poslova sadrži naziv radnog mjesta za koje je razvijen, u skladu sa nazivima radnih mjesta datim u Sveruski klasifikator profesije radnika, pozicije rukovodilaca, specijalista i namještenika. Svaki opis poslova zaposlenih u predškolskim ustanovama sastavlja se na osnovu kvalifikacionih karakteristika datih u „Kvalifikacionom imeniku za radna mesta rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih“, koji je odobren Uredbom Ministarstva rada i rada. društveni razvoj RF 21. avgusta 1998

U službi predškolske obrazovne ustanove službeni sastav zaposlenih, kao iu drugim odjeljenjima, čine rukovodioci, specijalisti i drugi zaposleni (tehnički izvršioci).

Glavne funkcije rukovodioca strukturne jedinice na bilo kom nivou su planiranje i raspodela posla, odabir i raspoređivanje kadrova, koordinacija aktivnosti, kontrola i evaluacija rada. Naziv radnog mjesta formira se od riječi „rukovodilac“ („rukovodilac“) uz dodatak naziva strukturne jedinice. Rukovodioci su: rukovodilac poslova, šef kancelarije, šef inspektorata, šef odeljenja (kontrola, računovodstvo, registracija), šef ekspedicije, šef arhive i dr. pravilo, broj rukovodilaca u službi predškolske obrazovne ustanove ne bi trebalo da prelazi 20% od ukupnog broja kancelarijskog osoblja.

Glavne funkcije stručnjaka službe DOE vezane su za obavljanje operativnih, tehničkih i kreativnih operacija za analizu i sintezu informacija, izradu regulatornih i metodoloških dokumenata za kancelarijski rad, pripremu nacrta dokumenata po uputama upravljanje, organizacija bezdokumentnog održavanja uprave itd. Specijalisti u službi DOW-a su: arhivista, arheograf, inspektor, pomoćnik rukovodioca, dokumentolog, referent, programer, sekretar odbora, lektor, itd. novije vrijemečak se pojavio i naziv pozicije "specijalista", a tabela osoblja uključuje pozicije kao vodeći specijalista, specijalista prve (druge) kategorije. Ipak, češće u službama predškolske obrazovne ustanove postoje nazivi poslova sa prefiksom "stariji" - na primjer, viši inspektor. To znači da ovaj specijalist upravlja grupom od 3 ... 4 osobe u svojoj strukturnoj jedinici. Preporučuje se uvođenje pozicije starijeg čak i kada specijalista samostalno pruža određeno područje rada, za koje nije preporučljivo stvarati zasebnu strukturnu jedinicu u strukturi službe PEI.

Osnovne funkcije tehničkih izvršitelja odnose se na obavljanje poslova koji se odnose na prijem, prenos, računovodstvo, prikupljanje, isporuku, čuvanje dokumentarnih informacija, izvršenje i reprodukciju dokumenata i dr. U tehničke izvršitelje u DOW službi spadaju: špediter, daktilograf, službenik, sekretarice, kuriri, operateri računara, kao i operateri fotokopirnih biroa, koji se po klasifikaciji usvojenoj u našoj zemlji svrstavaju u radnike, ali ne i na zaposlene.

Da bi se osiguralo nesmetano funkcionisanje DOW servisa, važno je pravilno odrediti ukupan broj njenih zaposlenih. Prema preporukama Istraživačkog instituta za rad, optimalan broj kancelarijskih radnika u odnosu na ukupan broj zaposlenih u datoj organizaciji treba da bude: za ministarstva i resore - 12...15%, za industrijska preduzeća - 0,5% . Potreban broj možete izračunati koristeći metode za izračunavanje broja zaposlenih u predškolskoj službi, uzimajući u obzir podatke koji karakteriziraju određenu organizaciju. Koriste se različite metode, ali osnovni podaci koji se koriste u bilo kojoj metodi su pokazatelji kao što su obim toka posla i složenost obavljenog posla. Intenzitet rada se, zauzvrat, izračunava uzimajući u obzir utvrđene norme vremena za obavljanje kancelarijskog posla. Trenutno su razvijeni međusektorski normativni dokumenti o regulisanju kancelarijskog rada kao što su registracija, kontrola, sastavljanje nomenklature predmeta za stenografski rad, rad na kopiranju i umnožavanju dokumenata, za rad na mašini, za arhivski rad, itd.

Prema GOST R 51141-98, "kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili otpreme naziva se tok posla."

Protok dokumenata u organizaciji odvija se u obliku tokova dokumenata koji kruže između tačaka za obradu sadržaja informacija, koje uključuju rukovodioce organizacije i strukturnih odjela, rukovodećih zaposlenika, i tačaka tehničke obrade samih dokumenata, koji obezbjeđuju prijem. , računovodstvo, kontrola, formiranje informacionih i referentnih nizova, skladištenje i korišćenje informacija (odjeljenja službe predškolske obrazovne ustanove, kancelarijski radnici strukturnih odjeljenja i dr.).

Računanje obima toka posla odnosi se na tipične funkcije DOW usluge.

Obim toka dokumenata izračunava se dnevno sumiranjem broja ulaznih, odlaznih i internih dokumenata. Posebno se evidentiraju kopije dokumenata napravljenih operativnim štampanjem.

Obračun obima toka posla obično se vrši na mjestima prijema i otpreme dokumenata (ulazni i odlazni - na ekspedicijama), kao i njihovo kreiranje (interni dokumenti - na mjestu registracije). Periodično, DOW servis sastavlja sažetak podataka o obimu toka posla (za sedmicu, mjesec, godinu).

Informacije o obimu toka rada organizacije nisu samo osnova za određivanje kadrovske popunjenosti same službe DOE i njene strukture, već i izbor organizacione i računarske opreme neophodne za obradu određenih obima dokumenata, odabirom najviše efikasan sistem kancelarijski rad, stepen centralizacije i tehnologija pojedinih faza toka posla. Analiza toka dokumenata može pokazati stepen opterećenja pojedinih odjela

Službe predškolske obrazovne ustanove i njeni pojedini zaposlenici navode glavne načine racionalizacije rada sa dokumentima.

Kao dio toka posla, uobičajeno je razlikovati sljedeće glavne tokove dokumenata:

Dolazni (ulazni) dokumenti, odnosno dokumenti koje je primila organizacija;

Odlazni (poslani) dokumenti, odnosno službeni dokumenti poslati iz organizacije;

Interni dokumenti, odnosno službeni dokumenti koji ne prelaze okvire organizacije koja ih je pripremila.

Svaki od navedenih tokova dokumenata karakteriziraju vlastiti indikatori, koji prvenstveno uključuju vrste dokumenata, njihov broj, rute (puteve) prolaska najtipičnijih grupa (vrsta) dokumenata. Dakle, tok pristiglih dokumenata uključuje ne samo službena dokumenta koja dolaze iz drugih organizacija, već i dokumente ličnog porijekla, odnosno dokumente koje je kreirala osoba izvan sfere svoje službene djelatnosti ili obavljanja javnih dužnosti (na primjer, žalbe građana ). Za svaku grupu dokumenata u organizaciji treba razviti vlastitu rutu prolaska. Razvoj takvih ruta zasniva se na tipičnoj preporučenoj tehnologiji upravljanja dokumentima državni sistem podrška upravljačkoj dokumentaciji (GSDM) i pružanje sljedećih glavnih faza:

Prijem ulaznih dokumenata, njihova inicijalna obrada;

Dostava dokumenata na odredište;

Razmatranje dokumenata od strane rukovodstva organizacije i rukovodilaca strukturnih odjeljenja;

Registracija dokumenata;

Informativni i referentni rad;

Kontrola izvršenja dokumenata;

Izvršenje dokumenata;

Slanje dokumenata.

Pored navedenih faza toka posla, organizacija rada sa dokumentima uključuje i čuvanje i korišćenje dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije i, pre svega, rad sa već izvršenim dokumentima pre nego što se oni prenesu u arhivu Zavoda. organizacija. Ovo je važna faza u organizaciji kancelarijskog rada, koja osigurava formiranje arhivskih informacija u budućnosti.

Faze polaganja dokumenata;

Točke za obradu informacija o dokumentima;

Uslovi obrade i izvršenja dokumenata.

Takve šeme su uključene u uputstva za kancelarijski rad organizacije. Prilikom organizovanja toka rada i njegove racionalizacije, uobičajeno je da se rukovodimo principima (osnovnim odredbama) koje je razvila praksa kancelarijskog rada i naučna organizacija menadžerskog posla:

Kretanje dokumenata treba da bude direktno, odnosno da praktično isključi povratne puteve;

Dokument treba da ostane samo u onim slučajevima kada je to zbog potrebe rada sa njim;

Dokument mora biti jednom u strukturnoj jedinici ili kod izvođača.

Radnje na dokumentu, ako je moguće, treba izvoditi paralelno kako bi se smanjilo vrijeme kretanja dokumenata unutar organizacije: na primjer, kopiranje dokumenta u kojem je uključeno više izvođača, i istovremeno prenošenje kopija svim izvođačima, itd.

Svaka informacija o napretku kretanja dokumenta unutar organizacije treba da se javi uz istovremeno obavještavanje DOW službe ili putem ove službe.

Gore navedeni dokumenti - propisi, uputstva za kancelarijski rad, opisi poslova za zaposlene - ne samo da regulišu proceduru rada, već pre svega fiksiraju glavne tačke u organizaciji rada sa dokumentima u organizaciji. Ovo je izbor organizacionog oblika kancelarijskog rada.

Organizacioni oblik kancelarijskog rada može biti centralizovan, decentralizovan i mešoviti. Izbor određenog oblika ovisi o obimu toka posla, skali organizacije, teritorijalnoj lokaciji njenih strukturnih podjela.

Centralizovani oblik kancelarijskog rada podrazumeva da se sav rad sa dokumentima od momenta prijema (kreiranja) do predaje u arhivu odvija na jednom mestu, odnosno da su centralizovani.

Ovaj obrazac je najracionalniji za male količine obrađenih dokumenata, jer vam omogućava da maksimizirate mehanizaciju i automatizaciju izvođenja kancelarijskog posla koncentrisanog na jednom mjestu, kako biste držali cjelokupnu organizaciju dokumentarnih usluga pod kontrolom.

Decentralizovani oblik kancelarijskog rada koristi se kada su strukturne podjele organizacije teritorijalno raspoređene. Uvođenje ovog obrasca pretpostavlja da svaka strukturna jedinica ima svoju DOW službu (iako malu) ili službenika koji samostalno obavlja sve vrste poslova sa dokumentima.

U velikim organizacijama sa velikim obimom obrađenih dokumenata najčešće se koristi mješoviti oblik kancelarijskog rada, u kojem je dio poslova koji se obavljaju na dokumentarnim uslugama centraliziran. U pravilu se radi o poslovima koji se odnose na prijem i početnu obradu dokumenata, kontrolu izvršenja, kopiranje i umnožavanje. Radovi kao što su registracija, tekuće skladištenje dokumenata, njihova priprema i dostavljanje u arhiv, obavljaju se u strukturnim odjeljenjima.

Uvođenje računarske tehnologije u kancelarijski rad omogućava vam decentralizaciju registracije dokumenata, uz stvaranje centralizovanog sistema za pronalaženje informacija (baze podataka) o dokumentima organizacije.

Upotreba ovakvih tehnologija postaje neophodna karakteristika rada DOW službe. Ali to ne znači odustajanje od postojećih pravila za dokumentovanje aktivnosti upravljanja u tradicionalnim papirnim dokumentima, što je prvenstveno uključeno u koncept „kancelarijskog posla“. Računarska tehnologija uključena sadašnjoj fazi sve više se uvodi u organizaciju rada sa dokumentima, što omogućava ne samo automatizaciju izvršavanja tradicionalnih faza upravljanja dokumentima, već i ostvarivanje fundamentalno novih mogućnosti u upravljanju dokumentima u cjelini za organizaciju, obavljanje referentnih i informaciono-analitički rad, kao i korišćenje elemenata elektronskog upravljanja dokumentima. Time će se rad predškolskih obrazovnih ustanova podići na novi kvalitativni nivo.

Kontrolna pitanja i zadaci

1. Kako se zove služba koja pruža dokumentaciju podrške menadžmentu, u zavisnosti od pripadnosti određenoj grupi organizacija?

2. Šta je tipična struktura upravljanja predmetima?

3. Kojim pravnim aktima je regulisan rad predškolske obrazovne ustanove?

4. Kakva je struktura teksta pravilnika o uslugama predškolske obrazovne ustanove i šta treba da se ogleda u svakom odeljku?

5. Koje funkcije predškolske obrazovne ustanove poznajete?

6. Šta se utvrđuje uputstvom o kancelarijskom radu i koji delovi teksta se mogu uključiti u njega?

7. Koje funkcije u službi predškolske obrazovne ustanove obavlja kategorija zaposlenih „specijalisti“?

8. Za koje vrste kancelarijskog posla su razvijeni vremenski standardi?

9. Šta je tok dokumenata i kako se izračunava obim toka dokumenata?

10. Koji se tokovi dokumenata obično razlikuju kao dio toka posla?

11. Koje su glavne faze toka posla.

12. Koji su osnovni principi upravljanja dokumentima.

13. Koji su organizacioni oblici kancelarijskog rada i na koji način

Poglavlje 5. Pravila za izdavanje i izdavanje kopija dokumenata

U aktivnostima bilo koje organizacije često postaje neophodno napraviti kopije dokumenata, kako svojih, tako i onih dobijenih od drugih organizacija.

U pravilu, prilikom izrade vlastitih dokumenata potpisuje se jedan primjerak dokumenta, a to je original. Izuzetak su neke vrste dokumenata (na primjer, akti, ugovori, koji su napravljeni u nekoliko primjeraka, od kojih svaka ima snagu originala).

Original službenog dokumenta je "prva ili pojedinačna kopija službenog dokumenta".

U jednom primjerku izrađuju se dokumenti poput pasoša, izvoda iz matične knjige rođenih, svedočanstva ili diplome o završenoj obrazovnoj ustanovi itd.

Originali većine dokumenata (na primjer, administrativnih i organizacionih) koje je kreirala organizacija pohranjuju se u fajlove odmah nakon objavljivanja, a prave se kopije radi upoznavanja i rada s njima.

Originali određenih vrsta iz referentno-informativne grupe (pisma, potvrde, recenzije, zaključci) šalju se primaocu, a kopije ostaju u poslovima organizacije.

Kopija dokumenta je „dokument koji u potpunosti reproducira informacije o originalnom dokumentu i svim njegovim vanjskim obilježjima ili njihovim dijelovima, koji nema pravnu snagu“. Pod vanjskim znakovima podrazumijevaju se nosilac informacije, fizičko stanje dokumenata, veličina dokumenta, elementi kancelarijskog rada ili dekoracije.

Da bi kopija postala pravno valjana, mora biti ovjerena. Ovjerena kopija dokumenta je kopija dokumenta, na koju su, u skladu sa GOST R 6.30-97, pričvršćeni potrebni detalji, što mu daje pravnu snagu. Uspostavljena procedura podrazumeva pravila jasno definisana važećim regulatornim pravnim aktima o tome ko i koje vrste kopija službenih dokumenata ima pravo da ovjerava.

Tako, na primjer, notar mora svjedočiti da je kopija službenog dokumenta napisana na stranom jeziku ispravna.

Za organizacije koje prave kopije službenih dokumenata za vlastite potrebe ili ih izdaju u ruke građana, uspostavljena su standardna pravila:

1. Organizacije imaju pravo da prave kopije samo onih dokumenata čiji je autor sama organizacija, za izdavanje građana radi zaštite njihovih interesa i prava.

2. Kopije službenih dokumenata organizacije, uključujući i kopije arhivskih dokumenata, izdaju se građanima samo uz dozvolu rukovodioca organizacije ili rukovodioca službe za vođenje evidencije.

3. Organizacija može napraviti kopije službenih dokumenata drugih organizacija i ovjeriti ih na propisan način, ako su ti dokumenti neophodni za internu upotrebu u organizaciji. Na primjer, prilikom apliciranja za posao, organizacija može napraviti i ovjeriti kopiju diplome zaposlenog, koja će se zatim upisati u njegov lični dosije.

4. Zabranjeno je kopiranje sljedećih dokumenata: pasoša, vojne karte, službenih uvjerenja; dokumenti označeni da se ne smiju kopirati; dokumenti sa nejasnim tekstom, brisanjem i neodređenim ispravkama.

U zavisnosti od načina izrade kopija, razlikuju se faksimilne i besplatne kopije.

Faksimilna kopija precizno reproducira sve vanjske znakove, umjetničke značajke dizajna rekvizita, njihovu lokaciju. Faksimilne kopije mogu se napraviti pomoću kancelarijske opreme, tipografski.

Besplatna kopija dokumenta može se napraviti rukom pisanim ili kucanim putem. Može u potpunosti reproducirati informacije službenog dokumenta, ali ne i apsolutno precizno reproducirati vanjske karakteristike (font, na primjer).

Kopija napravljena u organizaciji ovjerava se stavljanjem na nju potrebne oznake 25 "Oznaka ovjere kopija" u punom ili skraćenom obliku.

Kopije su sljedećih vrsta:

kompletna kopija;

Potpuna kopija službenog dokumenta izdatog lično mora biti ovjerena oznakom ovjere kopije u punom obliku sa službenim pečatom organizacije.

Ako službeni dokument mora biti dostavljen na uvid i izvršenje značajnom broju organizacija ili izvođača, njegova kopija se izrađuje pomoću kancelarijske opreme u potrebnom broju. U ovom slučaju, kopiranje se ne vrši sa originala (na ovaj način nije dozvoljeno kopiranje potpisa glavešine), već sa duplikata dokumenta posebno pripremljenog za umnožavanje, na kojem nema ličnog potpisa glava u rekvizitu “Potpis”. Ispod navedenog rekvizita stavlja se oznaka za ovjeru kopije u punom obliku sa službenim pečatom (službeni pečat organizacije se također ne može kopirati na ovaj način), na primjer:

Šef kancelarije N.M. Sergeeva

Izvod iz službenog dokumenta, na primjer, iz naredbe, protokola, pravi se ako nema potrebe da se napravi potpuna kopija. Izjava se izdaje kako slijedi:

naziv vrste dokumenta označava: “izvod iz naloga”, “izvod iz protokola”;

uvodni dio (ako postoji) službenog dokumenta se reprodukuje u cijelosti;

iz glavnog dijela teksta dokumenta ispisuje se stavka čije su informacije potrebne;

rekviziti "Potpis" se reprodukuju (bez ličnog potpisa);

stavlja se oznaka za ovjeru kopije u punom obliku pečatom.

Uzorak izvoda iz dokumenta (naredbe) dat je u prilogu. 33.

Odmor je kopija odlaznog dokumenta, koji se vodi u poslovanju organizacije, a originalni dokument, kao što je poslovno pismo, šalje se primaocu. Na drugom primjerku isprave na propisanom mjestu stavlja se oznaka za ovjeru kopije u kratkom obliku, odnosno bez navođenja položaja lica koje ga je ovjerilo i dešifriranja potpisa. Ako godišnji odmor nije izdat na memorandumu organizacije, tada se na njega treba prenijeti datum, registarski broj i link na indeks i datum iz prve kopije.

Duplikat treba razlikovati od kopije dokumenta, koja je duplikat originalnog dokumenta koji ima pravnu snagu. Duplikat se pravi u slučaju gubitka originala (npr. izvoda iz matične knjige rođenih, svedočanstva ili diplome itd.) na istom obrascu kao i original. Duplikat ima originalni pečat i potpis službenih lica koja imaju pravo potpisivanja na ovim dokumentima u trenutku izdavanja duplikata. Na duplikatu se u gornjem desnom uglu stavlja oznaka u obliku riječi "duplikat".

test pitanja

1. Šta je originalni dokument?

2. Šta je kopija dokumenta?

3. Kada kopija dokumenta postaje pravno obavezujuća?

4. Koja su pravila za izdavanje kopija u organizacijama?

5. Kako se faksimil kopija razlikuje od besplatne kopije?

6. Šta je oznaka ovjerene kopije i gdje se nalazi na dokumentu?

7. Koje su vrste kopija?

8. Kako se pravi potpuna kopija službenog dokumenta?

9. Koja je posebnost izdavanja izvoda?

10. Šta je izdanje dokumenta i kako se ovjerava?

DIO 2. ORGANIZACIJA RADA SA DOKUMENTIMA