I učimo pravila za izračunavanje perioda skladištenja dokumenata u računovodstvenom i poreznom računovodstvu, uklj. Uzećemo u obzir rokove zastare. Razmotrimo iznimke od ovog pravila, na primjer: karakteristike računa, dokumenata o prethodno primljenim gubicima, dokumenata za stjecanje vrijedne imovine sa dugim periodom amortizacije (zgrade - 31 godina, itd.). Hajde da shvatimo kada je moguće uništiti dokumente za koje Lista, odobrena Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, utvrđuje uslov „podležu inspekciji (reviziji).“ Shvatićete kako se ponašati kada poreski organi zatraže dokumente kojima je istekao rok čuvanja, kao i one oštećene usled požara ili poplave. Moći ćete procijeniti rizike od kazni.

Zahtjev sadašnjeg zakonodavstva je takav da svaka radnja u životu organizacije mora biti popraćena pratećim dokumentima (i to često ne jednom, već nekoliko). Kao rezultat toga, toliko ih se nakuplja da ih jednostavno nema gdje staviti, a njihovo dugo skladištenje je skupo. Svaka od računovodstvenih isprava ima svoje rokove čuvanja utvrđene zakonom. Nakon isteka ovih perioda, organizacija ima pravo da uništi dokumente. Ukoliko se takva odluka ipak donese, potrebno je odabrati one od njih čije uništavanje neće izazvati probleme prilikom eventualnih inspekcija.

Pogledajmo zahtjeve koje zakonodavstvo nameće na period skladištenja računovodstvenih i poreznih dokumenata. Postoji mnogo izuzetaka od opšteg pravila, a oni su od najvećeg interesa, jer... ne znaju svi stručnjaci za njih.

Opšte pravilo za čuvanje...

...računovodstveni dokumenti

Računovodstveni unos se ne može izvršiti bez registracije primarne računovodstvene isprave, koje se po pravilu moraju čuvati najmanje pet godina nakon izvještajne godine ili nakon godine u kojoj su korišteni za izvještavanje (član 29. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Istovremeno, potrebno je fokusirati se na periode skladištenja dokumenata, definisane samim Zakonom br. 402-FZ, u slučaju da je taj period duži.

Na primjer, održavanje integriteta godišnjeg finansijski izvještaji propisuje se neprekidno, tromjesečno - na 5 godina, a mjesečno - na 1 godinu (član 351. Liste). Potreban je trajni rok trajanja dokumenta (protokoli, akti, zaključci) o razmatranju i odobravanju finansijskih izvještaja (član 355. Liste).

Dokumenti (kalkulacije, izvještaji, potvrde, tabele, informacije, prepiska) o obračunu i prenosu poreza u budžete svih nivoa i vanbudžetske fondove svi nivoi su dužni da se čuvaju 5 godina (član 382. Liste), kao i poreske prijave pravnih lica za sve poreze (član 392. Liste). Prema čl. 658 Spisak i>ličnih karata zaposlenih.

Kao što vidite, vremenski okvir je značajan. A obračun se vrši od 1. januara godine koja slijedi nakon godine u kojoj su dokumenti posljednji put korišteni za pripremu računovodstvenih (finansijskih) izvještaja (2. dio člana 29. Zakona br. 402-FZ).

Primjer 1

Collapse Show

Općenito, ako je rok skladištenja propisan na 5 godina, a dokument je sastavljen, recimo, u maju 2014. godine, tada će se njegov rok čuvanja početi računati od 1. januara 2015. i završit će 31. decembra 2019. godine.

...period čuvanja poreskih dokumenata

Poresko računovodstvo se vrši na osnovu podataka iz primarnih dokumenata (član 313 Poreskog zakona Ruske Federacije). Podaci poreznog računovodstva mogu se potvrditi ne samo primarnim knjigovodstvenim dokumentima, već i analitičkim poreskim računovodstvenim registrima i obračunima porezne osnovice.

Na osnovu stava 1. čl. 252 Poreskog zakona Ruske Federacije, troškovi se priznaju kao opravdani troškovi (iu slučajevima predviđenim članom 265 Poreskog zakona Ruske Federacije, gubici), potvrđeni dokumentima sastavljenim u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije Federacija.

Štaviše, poreski obveznik mora osigurati sigurnost poreskih računovodstvenih podataka i dokumenata koji služe kao osnova za obračun i plaćanje poreza , uklj. potvrdu prijema prihoda i nastalih troškova, najmanje četiri godine (Podtačka 8, tačka 1, član 23 Poreskog zakona Ruske Federacije). Ovdje u zakonodavstvu nema pozivanja na Listu. Ali finansijski odjel se često poziva na to kada razmatra ovo pitanje (na primjer, u pismu Ministarstva finansija Rusije od 26. aprila 2011. godine br. 03-03-06/1/270).

Navedena primarna računovodstvena dokumentacija neophodna je poreskim organima kako bi pratili usklađenost poreskih obveznika sa zakonima o porezima i naknadama, uključujući i tokom poreskih kontrola.

Uništavanje dokumenata

Iz svega navedenog nameće se zaključak da se prilikom donošenja odluke o uništavanju dokumenata kojima je istekao rok čuvanja treba voditi minimalno:

• Spisak Ministarstva kulture,
• Zakon o računovodstvu i
• Porezni zakonik Ruske Federacije.

Štaviše, potrebno je pravilno procijeniti rok čuvanja svakog dokumenta koji se uništava, kako ne bi upali u nevolje u budućnosti kada inspekcijski organi iznenada zatraže da im dostavite neki od već uništenih dokumenata.

U tu svrhu organizacija formira stručnu komisiju koja provjerava arhivu dokumenata. Stvara se po nalogu (uputstvu) rukovodioca organizacije. Štaviše, takav nalog nije potrebno izdavati godišnje, dovoljno je to učiniti jednom, a ubuduće mijenjati sastav članova samo ako neko od njih istupi.

Komisija u svom radu sačinjava akt sa spiskom dokumenata koji se uništavaju. Kada je akt gotov, odobrava ga šef organizacije. Na osnovu toga se uništavaju primarni dokumenti.

U ovom slučaju, svrsishodnije je sastaviti posebne akte za grupe dokumenata koji su uništeni na različite načine: korištenjem šredera, vatre ili predaje kao materijala koji se može reciklirati. Bolje je uništiti najvrednije dokumente koji sadrže povjerljive informacije (obično manjine) samostalno i neopozivo (na primjer, spaliti ili usitniti), a većina se može reciklirati.

Nakon što je izvršila uništavanje i potpisala dokumente o tome, organizacija može smatrati da je ispunila svoje obaveze prema zakonu i da ima pri ruci dokumente koji potvrđuju činjenicu sprovedenog postupka.

Izuzeci od opšteg pravila

Teretni list i faktura

Počnimo s naizgled jednostavnim primjerom. Recimo da je organizacija kupila materijal i dobila otpremnicu i fakturu od dobavljača u martu 2014. U istom mjesecu materijal je unesen u magacin i potom poslat u proizvodnju.

Dokumenti za registraciju računa, sastavljeni na papiru ili elektronski, čuvaju se u organizaciji najmanje četiri godine od datuma poslednjeg unosa (klauzula 24, odeljak II Dodatka br. 4, tačka 22 odeljka II Dodatka br. 5 i klauzula 13 odjeljka II Dodatka br. 3 Uredbi Vlade Ruske Federacije od 26. decembra 2011. br. porez”).

Period skladištenja za fakturu koja opravdava odbitak PDV-a počinje nakon izvještajnog (poreskog) perioda u kojem je dokument posljednji put korišten. Podsjetimo, PDV se obračunava tromjesečno, a martovska faktura je uključena u obračun PDV-a za prvi kvartal 2014. Dakle, u ovom slučaju period skladištenja može početi da se računa od 01.04.2014. nakon 4 godine, odnosno 31.03.2018. Ali sredinom godine dokumenti se ne uništavaju, već se čuvaju do kraja godine (tj. do 31. decembra 2018.) i tek onda se odražavaju u činu uništenja.

Mora se uzeti u obzir da se odbici PDV-a mogu izvršiti na kupljenu robu tek nakon što su registrovani (član 1. člana 172. i član 171. Poreskog zakona Ruske Federacije). Stoga je važno zadržati i dokument kojim se potvrđuje činjenica njihove kupovine – račun – za period koji je gore obračunat za fakturu (do 31.12.2018.).

Za računovodstvene svrhe, tovarni list (obično se koristi u jedinstvenom obrascu br. TORG-12) je primarni knjigovodstveni dokument, a rok trajanja mu je najmanje pet godina. Stoga, za potrebe računovodstva u ovom primjeru, period njegovog skladištenja je duži. Period skladištenja počinje da se računa nakon godine u kojoj je korišten za izvještavanje, odnosno od 01.01.2015. godine, a završava se 31.12.2019.

Kao što vidite, jedan dokument (faktura) može imati nekoliko funkcija, od kojih svaka podliježe svojim pravilima, tako da rokovi skladištenja za njih mogu varirati (u ovom slučaju, za potrebe poreskog računovodstva - 31.12.2018. i za računovodstvene svrhe - 31.12.2019.) . Zatim odaberite maksimum od njih – 31.12.2019.

Čini se da je sve jasno. Ali vaša životna situacija može postati složenija.

Rok skladištenja otpremnice i računa, ako je pravo na poreski odbitak iskorišteno kasnije

Poreski obveznik ne može ostvariti promet u određenom kvartalu (poreski period PDV-a). Kao rezultat toga, ne postoje obračunati iznosi PDV-a, ali postoje iznosi za odbitak PDV-a, na primjer, iznosi PDV-a na zakupninu, kupljeni materijal itd.

Zvanično mišljenje poreskih organa je da se PDV ne može odbiti u periodu kada poreski obveznik nema promet (dopis Ministarstva finansija Ruske Federacije od 14. decembra 2011. godine br. 03-07-14/124).

Iako, pošteno, napominjemo da pismo Federalne poreske službe Ruske Federacije od 28. februara 2012. godine br. ED-3-3/631@ iznosi suprotno mišljenje. Na ovo se odnosi i Rezolucija Prezidijuma Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 05.03.2006. br. uslov za primenu poreskog odbitka) i Rešenje Desetog apelacionog suda od 12.07.2012. godine u predmetu broj A41-41514/11. Ali u ovom slučaju, organizacija ne može izbjeći poresku reviziju, jer će na kraju poreskog perioda (kvartala) u PDV prijavi prikazati iznos PDV-a obračunat za povraćaj iz budžeta.

Ne želite poresku reviziju? sta da radim? Podsjetimo da je poreski odbitak PDV-a pravo poreskog obveznika, a ne obaveza. I ovo pravo može ostvariti u roku od tri godine nakon isteka odgovarajućeg poreskog perioda (klauzula 2 člana 173 Poreskog zakonika Ruske Federacije i pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije od 30. aprila 2009. godine br. 03 -07-08/105).

Drugim riječima, ako koristimo uslove primjera, organizacija može primijeniti porezni odbitak PDV-a na primljenu fakturu za tri godine počevši od 01.04.2014., na primjer, godinu dana kasnije u prvom kvartalu 2015. godine. Kao rezultat ove operacije, period skladištenja dokumenata također bi trebao biti odgođen za godinu dana:

• za račun od marta 2014. godine - od 31.12.2018. do 31.12.2019.
• prema otpremnici - od 31.12.2019 do 31.12.2020.

Da smo pravo na odbitak PDV-a iskoristili i kasnije, na primjer, u trećem kvartalu 2016. godine, onda:

• faktura bi se morala čuvati do 31.12.2020.;
• i otpremnicu – do 31.12.2021.

Ako je račun primljen kasnije od robe i otpremnice

Ista situacija u pogledu obračuna roka skladištenja dokumenata nastat će za organizaciju kada dobije račun za kupljeni proizvod (uslugu, rad) u kasnijem poreskom periodu od perioda prijema samog proizvoda i fakture. Ali u isto vrijeme, važan uvjet za odbitak je potvrda kasnije činjenice prijema računa - to može biti koverta s poštanskim pečatom.

Odgađa se i period skladištenja primarnih dokumenata koji u ovom slučaju potvrđuju činjenicu prijema materijala (na primjer, faktura). Uostalom, jedan od uslova za odbitak PDV-a, kao što smo već rekli, jeste činjenica da je materijal registrovan.

Ukoliko se kupljeni materijal pusti u proizvodnju za narednu godinu

Recimo da je organizacija kupila materijal u martu 2014. (kao u našem prvom, najjednostavnijem primjeru), primila račun i fakturu u isto vrijeme, ali je materijal poslala u proizvodnju sljedeće godine - u januaru 2015. Tada Period skladištenja primarnog dokumenta (dostavnice) također treba pomjeriti godine – u računovodstvenom i poreskom računovodstvu.

U ovom slučaju, odbitak PDV-a je izvršen ranije. A rok trajanja računa se računa od marta 2014. To što se materijal naknadno prenosi u proizvodnju ogleda se samo u procesu proizvodnje, a ne u potvrđivanju prava na odbitak PDV-a.

Ako je materijal primljen, a nije plaćen

Dešava se i da je materijal isporučen sa svim dokumentima (otpremnica, račun), ali je ostao neplaćen.

Nakon isteka roka zastare (tri godine) dug se otpisuje. Onda Rok trajanja računa se računa od kraja godine u kojoj je dug otpisan - općenito sedam godina (tri godine zastarelosti plus četiri godine prema pravilima poreskog računovodstva). U suprotnom, neće biti ništa što bi potvrdilo iznos duga i datum nastanka duga (odluke FAS-a Volga-Vjatskog okruga od 8. novembra 2012. u predmetu br. A11-2321/2011 i FAS-a Volškog okruga od 3. oktobra 2012. u predmetu br. A72-7995/2011).

Ali nemojte zaboraviti da se prije godišnjih finansijskih izvještaja vrši popis, uključujući dugove. Ako je sa dobavljačem potpisan akt o usaglašavanju, rok zastare počinje da se računa iznova, odnosno od dana potpisivanja akta. Kao rezultat toga, može se mijenjati godišnje i tako trajati neograničeno, isto se dešava i sa rokom skladištenja dokumenata (tovarni list i faktura).

Organizacija koja je isporučila robu, ali nije primila uplatu, ima sličnu situaciju - „slika u ogledalu“. I ona će morati da čuva dokumente "neograničeno" prilikom potpisivanja godišnjih akata pomirenja. Štaviše, mogu postojati kontra revizije od strane poreskih vlasti.

Nabavka osnovnih sredstava (amortizacija)

Organizacija je stekla vrijednu imovinu sa dugim vijekom trajanja, na primjer, zgradu i postavila njen korisni vijek na 31 godinu. Tokom ovog perioda, na ovo osnovno sredstvo će se obračunavati amortizacija, što znači potvrda o prijenosu i prijemu i drugi dokumenti koji se odnose na kupovinu zgrade moraju se čuvati za ovaj period, a tek nakon njegovog završetka počet će odbrojavanje četverogodišnjeg perioda skladištenja dokumenata prema Poreznom zakonu Ruske Federacije . Kao rezultat toga, period čuvanja dokumenata će biti 35 godina.

U suprotnom će biti teško dokazati ekonomsku opravdanost troškova, kao i podatke o osnovnim sredstvima (datumi puštanja u rad, početni trošak, amortizacija) tokom revizije koju je sprovela poreska inspekcija (Rešenje Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 11. marta 2009. broj KA-A40/1255-09 u predmetu br. A40-32554/08-129-101).

Dokumenti o nastalim gubicima i odloženim troškovima

U pismu Ministarstva finansija Rusije od 08.02.2011. br. 03-02-07/1-272 se navodi: u skladu sa tačkom 4. čl. 283 Poreskog zakona Ruske Federacije, obveznik je dužan čuva dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka za čitav period kada se umanjuje poreska osnovica tekućeg poreskog perioda za iznos prethodno primljenih gubitaka. I ovaj period je 10 godina nakon poreskog perioda u kojem je ovaj gubitak primljen (klauzula 2 člana 283 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Gubitak se detektuje u preduzeću na kraju godine (poreski period) i izračunava se kao razlika između svih prihoda i rashoda koje je organizacija napravila u protekloj godini. Dakle, ona mora čuvati svu dokumentaciju o nastalim troškovima, kao i prihodima za godinu (poreski period) kada je gubitak nastao.

Prema regulatornim tijelima, u ovom slučaju, još četiri godine, predviđene u pododjeljku, treba dodati utvrđenom periodu skladištenja. 8 tačka 1 čl. 23 Poreski zakon Ruske Federacije. Osnova je pretpostavka da period skladištenja od 4 godine treba računati ne od trenutka sastavljanja dokumenata, već od kraja poreskog perioda u kojem se uzima u obzir odgovarajući gubitak. Ako se to ne učini, prijenos gubitaka će se smatrati nezakonitim.

Ovaj pristup se može naći u sudskim odlukama, na primjer, u odlukama Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 02.03.2006, 26.02.2006. br. Arbitražni sud Ruske Federacije od 24.07.2012. br. 3546/12. Postoji i druga sudska praksa koja se ne slaže sa ovim gledištem: odluke FAS-a Severno-Kavkaskog okruga od 25. septembra 2009. godine u predmetu br. A32-8964/2007-12/190 i FAS-a Severozapadnog okruga od 22.11.2004.godine u predmetu broj A56-10982/04.

Imate dvije mogućnosti: sačuvati dokumente što je više moguće ili se pripremiti za sudske bitke čiji ishod nije zagarantovan.

Nedostatak dokumenata kao rezultat požara, poplave, krađe

Organizacija mora osigurati sigurne uslove skladištenja računovodstvenih dokumenata i njihovu zaštitu od promjena (član 29. Zakona br. 402-FZ). Ali šta učiniti ako dokumenti nedostaju zbog požara (poplava, krađa), a porezne vlasti su dobile zahtjev da ih dostave?

U to vjeruju u finansijskom odjelu moraju se restaurirati (dopis od 07.06.2013. godine broj 03-02-07/1/21191). Postoje i sudske odluke sa sličnim stavom (rešenje Devetog arbitražnog apelacionog suda od 13. oktobra 2010. godine br. 09AP-24752/2010-AK, br. 09AP-25298/2010-AK u predmetu br. A40-4800/10 -115-55), gdje je sud došao do zaključka da rukovodilac organizacije mora preduzeti mjere za obnavljanje onih primarnih dokumenata koji podliježu restauraciji i čuvanju za period utvrđen zakonom.

Istovremeno, u odluci Federalne antimonopolske službe Volgo-Vjatskog okruga od 30. jula 2007. godine u predmetu br. A28-1129/2007-3/21, sud je došao do zaključka da organizacija ne može obezbijediti dokumentaciju uništenu u požaru, naknadno je zatražila poreska uprava, jer nije imala realnu mogućnost da to učini u predviđenom roku. Poreska uprava je odbijena da naplati kazne.

Postoje i drugi slučajevi kada su sudije stali na stranu poreskih obveznika (odluke FAS Moskovskog okruga od 25. juna 2010. br. KA-A40/6480-10, FAS Volškog okruga od 25. juna 2010. godine u predmetu br. A55-967/2011).

Međutim, ako poreski obveznik ne može potvrditi da nije imao dokumente u trenutku prijema zahtjeva, onda se novčana kazna ne može izbjeći (Rezolucija Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 28. aprila 2009. br. KA-A40/3228 -09). Svi dokumenti nadležnih organa koji će potvrditi činjenicu poplave (izvještaj o poplavi i/ili potvrda servisne organizacije), požara (požarna prijava primljena od vatrogasne službe), pljačke, provale (policijska potvrda), itd. ovdje.

Sudovi smatraju da je novčana kazna opravdana iu slučajevima kada poreski obveznik nakon gubitka dokumenata nije preduzeo mere da ih vrati (Rezolucija Federalne antimonopolske službe Uralskog okruga od 28. aprila 2010. godine br. F09-2782/ 10-S2).

Dokumenti su uništeni, ali je zahtjev stigao

Može nastati situacija kada je organizacija odmjerila sve prednosti i nedostatke, odlučila uništiti dokumente, nakon što je sve ispravno završila, a porezna uprava zahtijeva njihovo podnošenje.

Sudovi su često na strani poreskih obveznika.

Arbitražna praksa

Collapse Show

U odluci Federalne antimonopolske službe Uralskog okruga od 14. oktobra 2011. br. F09-6531/11 u predmetu br. A07-18923/2010 (odlukom Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 2. decembra 2011. VAS-15006/11), sud je utvrdio da preduzeće nije dostavilo primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju zbog njihovog zakonitog uništenja. Poreski organi nemaju osnova za primenu metode obračuna utvrđene tačkom 7. čl. 166 Poreznog zakona Ruske Federacije radi utvrđivanja poreskog odbitka, što je moguće samo ako su dostupni posebni dokumenti (članovi 171, 172 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Arbitražna praksa

Collapse Show

Sud je smatrao da nepostojanje primarne knjigovodstvene isprave kojom se potvrđuje početni trošak osnovnih sredstava, zbog njihovog uništenja, pošto je rok skladištenja ovih dokumenata istekao, ne može biti osnov za odbijanje uzimanja u obzir preostale vrijednosti ovih osnovnih sredstava. kao deo troškova (rešenje Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 11.03.2009. br. KA-A40/1255-09 u predmetu br. A40-32554/08-129-101).

Arbitražna praksa

Collapse Show

Poreska inspekcija je tražila od kompanije da plati dodatne poreze zbog nedostavljanja potrebne dokumentacije za otpis goriva i maziva. Neki od dokumenata su, po njihovom mišljenju, pogrešno izvedeni, dok su drugi uništeni. Poreski službenici su naveli da je dokumentaciju trebalo čuvati najmanje 5 godina u skladu sa računovodstvenim standardima.

Ali sudije su imale svoje viđenje ove situacije. Presudili su u korist kompanije, navodeći da je otpisala goriva i maziva na osnovu utvrđenih standarda i na osnovu mjesečnih akata. U ovom slučaju, sudije nisu smatrale postojanje nedostataka u popunjavanju tovarnih listova, kao ni nepostojanje određenih dokumenata, kao razlog za priznavanje nezakonitosti otpisa troškova goriva i maziva kao cijene koštanja (rješenja br. Federalna antimonopolska služba Sjeverozapadnog okruga od 16.06.2000. br. A56-31018/99 i od 08.07.2002. godine br. A56-8533/02).

Uslov za proveru

Želeo bih da skrenem pažnju na još jednu važnu tačku. Na Listi Ministarstva kulture Ruske Federacije, za neke dokumente period skladištenja počinje da se računa „podložno inspekciji (reviziji).“ Na primjer, bez provjere je nemoguće uništiti primarne dokumente (član 362. Liste).

Fragment dokumenta

Collapse Show

Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558)

U ovom slučaju govorimo o poreskim kontrolama. Pominju se u čl. 87 Poreski zakon Ruske Federacije. Na osnovu rezultata poreskih kontrola na licu mesta i na licu mesta, poreski organ sastavlja izveštaj o reviziji (postupak i vreme za njegovu pripremu propisani su članom 100. Poreskog zakona Ruske Federacije). Ukoliko se utvrde prekršaji i poreski obveznik se s njima složi, potonji vrši odgovarajuće promjene u računovodstvu: vrši dodatne poreze, plaća penale i novčane kazne itd.

Dodatno, kabinetska revizija će se izvršiti ukoliko poreski obveznik podnese ažuriranu prijavu za poreske periode ranije od protekle tri godine.

Ali, kao što znate, rok zastare je tri godine (član 1. člana 113. Poreskog zakona Ruske Federacije). Poreski organi mogu podnijeti zahtjeve i izreći sankcije u ovom roku. Ako se uoče prekršaji za ranije periode, ne mogu se naplatiti kazne od poreskog obveznika.

Istovremeno, Porezni zakonik Ruske Federacije ne zahtijeva uništavanje dokumenata; finansijsko odjeljenje ukazuje da je uništavanje dokumenata s isteklim rokom skladištenja pravo poreznog obveznika. A revizija od strane poreskih organa možda se uopšte neće desiti.

Šta organizacija treba da uradi? Prvo, iz navedenih sudskih odluka jasno je da u slučajevima kada poreski obveznik nije bio u mogućnosti da dostavi isprave sa isteklim rokom čuvanja na zahtjev inspekcijskog organa zbog njihovog uništenja, sudovi su stali na stranu poreskog obveznika. Naravno, u ovim situacijama potonji moraju kompetentno provesti sam postupak uništavanja (ispravno dokumentirati). U slučaju zahtjeva za legalno uništenu dokumentaciju, ovo postaje fundamentalno.

Drugo, poreska inspekcija ne može izreći novčanu kaznu za kršenje perioda skladištenja dokumenata utvrđenih na Listi Ministarstva kulture Ruske Federacije.

Ispada da ako se knjigovodstveni / porezni dokumenti unište zbog isteka perioda njihovog skladištenja, tada se organizacija neće suočiti sa sankcijama poreznih vlasti, čak i ako ti dokumenti nisu podvrgnuti poreznoj reviziji. Uostalom, kao što se sjećamo, čak i standardni rokovi čuvanja računovodstvenih i poreznih evidencija (pet godina i četiri godine) su duži od zastare (tri godine), a da ne govorimo o drugim karakteristikama i izuzecima kada se standardni rokovi čuvanja povećavaju.

Odgovornost

Skrećem pažnju čitaocima na sankcije koje se mogu primijeniti prema poreskom obvezniku ako nema primarne dokumente. Pogledajmo one najčešće.

Ako se primarni dokumenti unište nakon utvrđenog perioda skladištenja, onda dobro, možete mirno spavati. Ali ponekad se, prilikom izračunavanja perioda, rukovode općim pravilima (navedenima u Zakonu br. 209-FZ, Poreznom zakoniku Ruske Federacije i Listi Ministarstva kulture Ruske Federacije) i zaboravljaju na posebne „rezervacije “, čime je uništena dokumentacija koja je trebalo da se čuva. I tu najčešće nastaju problemi.

Nedostavljanje dokumenata poreskim organima od strane poreskog obveznika u propisanom roku ili druge informacije predviđene Poreskim zakonikom Ruske Federacije i drugim zakonskim aktima o porezima i taksama, povlači primjenu odgovornosti iz čl. 126 Poreski zakon Ruske Federacije:

• ako ovi dokumenti ne sadrže znakove poreskih prekršaja iz čl. 119 i 129.4 Poreznog zakona Ruske Federacije, kazna će biti 200 rubalja. za svaki dokument koji nije dostavljen (član 119. je posvećen podnošenju poreskih prijava, a član 129.4 je posvećen obaveštenjima o kontrolisanim transakcijama);
• ako organizacija odbije da dostavi dokumente koje posjeduje ili im pruži namjerno lažne podatke, a takav čin nije u vezi sa čl. 135.1 Poreznog zakonika Ruske Federacije (propust banke da dostavi potvrde/izvode o transakcijama i računima), onda će kazna biti 10.000 rubalja.

Definitivno izbegavati krivično gonjenje po čl. 126 Poreskog zakonika Ruske Federacije moguće je ako je istekao period skladištenja dokumenata koje su zatražile porezne vlasti i do trenutka podnošenja zahtjeva organizacija ih je već uništila, ali to će se ipak morati dokazati (vidi rezolucije Federalne antimonopolske službe Uralskog okruga od 17. novembra 2009. godine broj F09-8891/09-SZ u predmetu br. A47-5018/2008; FAS Sjeverozapadnog okruga od 06.07.2009. A05-8773/2008 (Odlukom Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 13. oktobra 2009. godine br. VAS-13307/09 odbijen je ustupanje ovog predmeta Prezidijumu Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije )).

Ako tokom inspekcije inspektori otkriju nedostatak (ili su uništeni) primarnih dokumenata, faktura, računovodstvenih ili poreskih registara, kompanija može biti kažnjena u iznosu (član 120. Poreskog zakona Ruske Federacije):

• 10.000 rub. – ako je prekršaj učinjen u toku jednog poreskog perioda;
• 30.000 rub. – ako je prekršaj učinjen u više od jednog poreskog perioda.

Ako se otkrije da je poreska osnovica potcijenjena, preduzeće će biti kažnjeno u iznosu od 20% neplaćenog iznosa poreza, ali ne manje od 40.000 RUB. (član 3. člana 120. Poreskog zakona Ruske Federacije).

Za isti prekršaj ne mogu postojati dvije mjere poreske odgovornosti, pa se organizacija može kazniti ili po čl. 126 Poreskog zakona Ruske Federacije, ili prema čl. 120 Poreski zakon Ruske Federacije. Ove kazne neće biti kumulativne.

Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije također sadrži niz odredbi o novčanim kaznama za kršenje uslova čuvanja dokumenata. Visina kazne zavisi od vrste prekršaja.

Član 13.25 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije predviđa novčane kazne za kršenje uslova skladištenja dokumenata, obaveza skladištenja koja je predviđena zakonodavstvom o akcionarskim društvima, LLC preduzećima, državnim i opštinskim jedinicama, o penzijskim i investicionim fondovima, kao i podzakonskim aktima donetim u skladu sa njim. Ispostavilo se da ovdje prije svega govorimo o skladištenju. korporativni dokumenti, koji se pojavljuju u ovoj grupi regulatornih pravnih akata, na koje ne spada većina računovodstvenih dokumenata.

Ali ovo uključuje npr. Bilansi dd, njihovi bilansi uspjeha, revizorski izvještaji(Tačka 2.1.10 Pravilnika o postupku i rokovima za čuvanje dokumenata akcionarskih društava, odobrenog Rezolucijom Federalne komisije za hartije od vrednosti Rusije od 16. jula 2003. godine br. 03-33/ps).

Scroll LLC dokumenti, za čiji se gubitak može primijeniti član 13.25 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, malo se razlikuje. Dato je u čl. 50 Saveznog zakona od 02.08.1998. br. 14-FZ “O društvima sa ograničenom odgovornošću”. Važno je napomenuti da je, između ostalog, navedeno da je LLC dužna da čuva „druge dokumente predviđene saveznim zakonima i drugim pravnim aktima Ruske Federacije, statutom kompanije, internim dokumentima kompanije, odlukama glavne skupštine učesnika društva, upravnog odbora (nadzornog odbora) društva i izvršnih organa društva" Očigledno, ovo uključuje finansijske izvještaje.

Iznos novčanih kazni iz čl. 13.25 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije su:

• od 2500 do 5000 rub. – za službena lica;
• od 200.000 do 300.000 rubalja. - za pravna lica.

Primjena ovog člana je malo vjerovatna u situaciji kada ne postoje primarni dokumenti, iako se ova mogućnost ne može u potpunosti isključiti.

Ako je kršenje uslova čuvanja dokumenata dovelo do iskrivljavanja iznosa obračunatih poreza i naknada za najmanje 10%, tada će se krivim službenicima izreći sankcije u iznosu od 2.000 rubalja. do 3000 rub. (Član 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Ako su pravna lica kažnjena prema Poreskom zakonu Ruske Federacije (članovi 120. i 126.), tada se za isti prekršaj krivo službeno lice može kazniti novčanom kaznom prema čl. 15.11. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, ali samo jednom (prema dijelu 5. člana 4.1. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, niko ne može biti administrativno odgovoran dva puta za isti upravni prekršaj).

Računovodstvo je odjeljenje s najviše papira u bilo kojoj kompaniji. Ali morate se mudro riješiti svih vrsta dokumenata. Treba ih čuvati najmanje nekoliko godina. A neki dokumenti se ne mogu uništiti čak 75 godina! Dakle, koliko dugo bi knjigovodstveni papiri trebali "živjeti"?

Naravno, dokumenti se moraju čuvati najmanje onoliko koliko ih poreski inspektori mogu zahtijevati tokom revizije. Na osnovu stava 4. člana 89. Poreskog zakonika Ruske Federacije, inspekcija se može izvršiti u periodu koji nije duži od tri kalendarske godine koje prethode godini donošenja odluke o inspekciji. To znači da se moraju čuvati dokumenti iz prethodne tri godine.

U međuvremenu, poresko zakonodavstvo dodaje još jednu godinu ovom periodu. Prema podstavu 8 stava 1 člana 23 Poreskog zakonika Ruske Federacije, poreski obveznici su dužni osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza četiri godine. To uključuje računovodstvene i poreske računovodstvene podatke, kao i dokumente koji potvrđuju prijem prihoda, rashoda i plaćanje (odbitka) poreza. Sličan zahtjev je uspostavljen i za porezne agente (potklauzula 5, tačka 3, član 24 Poreskog zakona Ruske Federacije). U kom trenutku počinjete da računate period od četiri godine?

Porezi se obračunavaju na osnovu rezultata poreskih perioda (klauzula 1, član 55 Poreskog zakona Ruske Federacije). Ispada da se period od četiri godine mora računati od sljedećeg dana po isteku poreskog perioda. Na primjer, uzmimo PDV: do kog datuma treba čuvati dokumente koji se odnose na obračune ovog poreza za četvrti kvartal 2004. godine? Četvorogodišnji mandat počinje 1. januara 2005. godine i završava se 31. decembra 2008. godine. Ispada da je u 2008. godini potrebno pohraniti dokumente iz 2004. godine. Odnosno, godinu koja ne podliježe inspekciji na licu mjesta.

Periodi skladištenja dokumenata takođe su utvrđeni računovodstvenim zakonima. Iz člana 17. Federalnog zakona od 21. novembra 1996. br. 129-FZ „O računovodstvu“ (u daljem tekstu: Zakon o računovodstvu) proizilazi da:
- primarne knjigovodstvene isprave, računovodstveni registri i finansijski izvještaji moraju se čuvati na periode utvrđene pravilima državnog arhivskog poslovanja, a ne kraće od pet godina;
— Dokumente računovodstvene politike i programe za kompjutersku obradu podataka organizacija mora čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za pripremu finansijskih izvještaja.

Nekoliko izuzetaka od opšteg pravila

Dakle, kao opšte pravilo, papire morate čuvati najmanje pet godina. Ovo je maksimalni period utvrđen Zakonom o računovodstvu. Istovremeno, maksimalna dubina poreske revizije je tri godine. Stoga je posebno važno da se u ovom periodu održava sigurnost papira koji se odnose na obračun poreza. Ako nemate dovoljno dokumenata od, recimo, pre pet godina, možete biti kažnjeni samo zbog kršenja pravila čuvanja dokumenata.

U međuvremenu, u jednom broju slučajeva, rok čuvanja dokumenata se utvrđuje prema posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nedostatak papira čak, na primjer, prije šest godina može dovesti do kazni za potcjenjivanje plaćanja poreza. Pogledajmo takve situacije odvojeno.

“Primarno” za stečenu imovinu. Dokumenti za nabavku osnovnih sredstava moraju se čuvati bez obzira na vijek trajanja ovih objekata. Uostalom, potrebni su papiri za potvrdu originalnog troška za potrebe obračuna amortizacije, kao i poreza na imovinu. Osim toga, bez “primarnog” dokumenta, kompanija neće moći potvrditi vrijednost imovine prilikom prodaje. Štaviše, ovo se odnosi i na osnovna sredstva i na drugu imovinu (pismo Ministarstva finansija Rusije od 15. septembra 2005. br. 03-03-02/84).

Poseban zahtjev za kompanije koje prave gubitke. Obveznik poreza na dohodak ima pravo na umanjenje poreske osnovice tekućeg perioda za gubitke iz prethodnih poreskih perioda na način propisan članom 283. Poreskog zakonika. Gubici se mogu uzeti u obzir za narednih 10 godina. Budući da je Poglavlje 25 Poreskog zakonika na snazi ​​od 2002. godine, ovogodišnji gubitak može se iskoristiti za smanjenje poreskog opterećenja kompanije do i uključujući 2012. godinu. Štaviše, član 10. Federalnog zakona br. 110-FZ od 6. avgusta 2001. dozvoljava priznavanje gubitaka identifikovanih na kraju 2001. godine.

Međutim, ako kompanija prenese gubitke u budućnost, tada je tokom cijelog perioda korištenja ove pogodnosti dužna čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalih gubitaka (član 4. člana 283. Poreskog zakona Ruske Federacije). Ova odredba omogućava poreskim vlastima da zatraže dokumente o prošlim gubicima koje kompanija prijavljuje u svojoj prijavi za tekući period. Na osnovu toga, Ministarstvo finansija Rusije u pismu od 3. aprila 2007. godine br. 03-03-06/1/206 objašnjava da je otpis gubitaka moguć samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju dobijeni finansijski rezultat.

Istina, obim gubitaka mogu potvrditi i ranije obavljene poreske kontrole, tokom kojih su već ispitani „primarni“ podaci koji se odnose na njih. U ovom slučaju nije potrebna ponovljena verifikacija dokumentacije. Ovaj zaključak je doneo Vrhovni arbitražni sud Ruske Federacije u svojoj odluci od 6. juna 2008. godine broj 6899/08.

Dodajmo da se zahtjev za čuvanje dokumenata o gubicima tokom cijelog perioda njihovog otpisa odnosi i na obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza (klauzula 5. člana 346.6 Poreskog zakona Ruske Federacije) i na „pojednostavljene radnike“ (član 7. člana 346.18 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Otpis loših potraživanja. I u ovom slučaju dokumenti će se morati čuvati duže od pet godina.

Podsjetimo: u skladu sa podstavom 2. stava 2. člana 265. Poreskog zakona Ruske Federacije, iznosi loših dugovanja se izjednačavaju sa neposlovnim rashodima poreznog obveznika kao gubitak primljen u izvještaju (porez) period. Ovakvi rashodi umanjuju poresku osnovicu prilikom obračuna poreza na dobit. Naravno, uz prateću dokumentaciju.

Dakle, primarni knjigovodstveni dokumenti koji potkrepljuju iznos potraživanja karakterišu vrednost otuđenih imovinskih prava, odnosno iznos troškova. Stoga se odbrojavanje perioda čuvanja takvih dokumenata mora započeti iznova od trenutka otpisa lošeg duga. Ako dokumente uništite prije roka, kompanija gubi pravo da priznaje loše dugove kao trošak, jer neće moći poreznoj upravi potvrditi njihov iznos.

Period čuvanja dokumenata od strane akcionarskih društava. Prilikom čuvanja dokumentacije akcionarska društva moraju se rukovoditi Pravilnikom odobrenim Rezolucijom FCSM broj 03-33/ps od 16.07.2003. Konkretno, prema ovom regulatornom dokumentu, oni su dužni da trajno čuvaju povelju i godišnje finansijske izvještaje. Odnosno, tokom čitavog životnog veka kompanije. A u slučaju likvidacije kompanije, dokumenti sa trajnim rokom trajanja i kadrovska evidencija se prenose u državnu arhivu. To je ako je s njim sklopljen sporazum. Ako nema sporazuma sa arhivom, onda je ona dužna prihvatiti na čuvanje samo dokumente o osoblju zaposlenih u kompaniji. Mjesto čuvanja preostale dokumentacije određuje predsjednik likvidacione komisije ili stečajni upravnik.

Poreski izvještaji. Preduzeće mora čuvati godišnje poreske prijave najmanje 10 godina, a kvartalne, ako postoje godišnje, pet godina. Ovo je utvrđeno paragrafom 170. Liste standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, koji ukazuju na periode skladištenja, koji je odobrio Rosarhiv 6. oktobra 2000. (u daljem tekstu Spisak standardnih dokumenata upravljanja) u vezi sa klauzulom 2.4. 2 Uputstva za korištenje Liste. Tromjesečni izvještaji se takođe moraju čuvati najmanje 10 godina, ako ne postoje godišnji izvještaji (npr. za PDV). Ali mjesečni izvještaji u nedostatku tromjesečnih obrazaca moraju se čuvati 5 godina.

Računi, knjige kupovine i prodaje. Prema paragrafima 15 i 27 Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdatih faktura, knjiga kupovine i knjiga prodaje... odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. decembra 2000. br. 914, knjige kupovine i knjige prodaje treba čuvati punih pet godina od datuma posljednje evidencije. Odnosno, ove papire za četvrti kvartal 2004. godine treba čuvati tokom cijele 2009. godine.

Za fakture se takođe utvrđuje rok čuvanja od pet godina. Razlog - tačka 150. Liste standardnih upravljačkih dokumenata.

Istovremeno, iako porezni organi imaju pravo zahtijevati dokumente koji služe kao osnova za obračun poreza i potvrđuju njihovo plaćanje, ali samo u skladu sa zakonodavstvom o porezima i naknadama. Ali gore navedeni spisak nije uključen u njega. Stoga se, na primjer, 2009. godine može zanemariti zahtjev porezne uprave za fakturom za 2004. godinu.

Period čuvanja niza drugih dokumenata. Period skladištenja niza drugih dokumenata utvrđuje poseban savezni izvršni organ - Rosarhiv (član 3. člana 6. Federalnog zakona od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ, Uredba Vlade Ruske Federacije od juna 17, 2004. br. 290). I često prelaze pet godina. Osvrnimo se na već spomenutu Listu standardnih upravljačkih dokumenata.

Računovođa se prvenstveno bavi Odjeljkom 4 “Računovodstvo i izvještavanje”, kao i Odjeljcima 7 “Radni odnosi” i 8 “Kadrovi”. Saželi smo pojedinačne stavke Liste u tabelu.

Tabela sadrži dokumente sa rokom trajanja od godinu dana. Ali ako ti papiri spadaju u „primarne” dokumente, onda se u skladu sa računovodstvenim zakonodavstvom moraju čuvati najmanje pet godina.

Kako pravilno uskladištiti i uništiti dokumente

Stalna stručna komisija treba da izvrši odabir dokumenata za skladištenje i uništavanje, kao i da odredi rokove. Sastoji se od najkvalificiranijih stručnjaka iz glavnih strukturnih odjela, a jedan od viših službenika kompanije imenovan je za predsjednika.

Kako čuvati. Čuvanje dokumenata je element toka dokumenata i stoga mora biti regulisano računovodstvenom politikom (klauzula 5 PBU 1/98 „Računovodstvena politika organizacije“). U ovom slučaju, treba se rukovoditi Pravilnikom o dokumentaciji i toku dokumenata u računovodstvu (odobren od strane Ministarstva finansija SSSR-a od 29. jula 1983. br. 105, u daljem tekstu Pravilnik). Ali u mjeri u kojoj to nije u suprotnosti sa važećim zakonodavstvom. U tački 6.1 Pravilnika je navedeno da primarni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstveni izvještaji i bilansi stanja podliježu obaveznom prenosu u arhivu. Obrađeni primarni dokumenti se popunjavaju mjesečno (tačka 6.4 Pravilnika).

Preduzeće samostalno određuje lokaciju za skladištenje dokumenata. Po pravilu, ovo je kancelarija kompanije. Imajte na umu da papire možete čuvati izvan kancelarije - to nije zabranjeno zakonom. Na primjer, možete koristiti usluge specijalizovanih arhivskih preduzeća, što je često i isplativije i pouzdanije. Ali akcionarska društva moraju čuvati određeni broj dokumenata (na primjer, statut i godišnje izvještaje) isključivo na lokaciji svog izvršnog organa (član 2. člana 89. Federalnog zakona od 26. decembra 1995. br. 208-FZ “ O dioničkim društvima”).

Naravno, hostovanje papirne arhive zahteva kancelarijski prostor, koji stalno postaje sve skuplji. Stoga je lakše pohranjivati ​​računovodstvene i porezne dokumente elektronskim putem. Ova mogućnost je predviđena članovima 9. i 10. Zakona o računovodstvu i članom 314. Poreskog zakonika Ruske Federacije. Ovo je potvrdilo Ministarstvo finansija Rusije u pismu od 24. jula 2008. broj 03-02-07/1-314.

Međutim, zvaničnici su objasnili da informacije na kompjuterskim medijima treba da se čuvaju korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa. U skladu sa normama Federalnog zakona od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, takav potpis je ekvivalentan rukom pisanom potpisu na papirnom dokumentu. Za elektronsko upravljanje dokumentima, kompanija kreira korporativni informacioni sistem. Servisira ga certifikacijski centar koji osigurava korištenje digitalnih potpisa u elektronskim dokumentima.

Šta učiniti sa dokumentima ako je kompanija likvidirana? Zatim komisija za likvidaciju prenosi dokumente o osoblju na čuvanje u državnu ili opštinsku arhivu. I ostali arhivski spisi kojima nije istekao rok privremenog čuvanja mogu se prenijeti u arhiv zaključenjem ugovora sa njim. Ili ga spremite na bilo koje drugo mjesto. Napominjemo da je jednostavno uništavanje ovih papira zabranjeno klauzulom 9.7.3 Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija, odobrenih odlukom Odbora Rosarhiva od 6. februara 2002. godine. A kako biste izbjegli moguće probleme s agencijama za provođenje zakona, bolje je to ne raditi.

Kada se preduzeće reorganizuje, dokumenti se prenose na organizaciju ili organizacije naslednice. Ako se nova organizacija izdvoji, na nju se prenose dosijei vezani za profil njenih aktivnosti, kao i lični dosijei i lični računi zaposlenih koji su prešli na rad u ovu organizaciju.

Kako uništiti. Uništavanje dokumenata dokumentuje se aktom koji odobrava rukovodilac organizacije.

Istovremeno, nije potrebno navesti detalje svih papira u aktu o raspolaganju dokumentima. Ovaj zaključak proizilazi iz stava 2.4.5. Osnovnih pravila za rad organizacionog arhiva. Ova pravila obezbjeđuju jedinstvenu formu akta o dodjeli dokumenata za uništavanje. I u njemu možete napraviti jedan unos za grupu sličnih dokumenata. Kompanija ima pravo da samostalno odredi koji se dokumenti smatraju homogenim. Na primjer, to mogu biti dokumenti sa istim imenom, recimo fakture.

Prema zakonu, fascikle sa dokumentima koje se uništavaju moraju se predati na reciklažu (odlaganje). Na primjer, kompaniji koja prerađuje materijale koji se mogu reciklirati. Prijenos papira se izdaje uz račun. Utovar i odvoz radi odlaganja odvija se pod kontrolom zaposlenika koji osigurava sigurnost dokumenata u organizaciji.

Postoji jednostavniji pristup uništavanju dokumenata. Recimo, upotrijebite sjeckalicu papira za ovo. Osim toga, dokumenti se mogu spaliti ili jednostavno baciti. Međutim, treba uzeti u obzir da je neovlašteno spaljivanje kršenje ekološkog zakonodavstva. Rizično je i bacanje nepotrebne dokumentacije. Na primjer, prema zakonu o radu, poslodavac je dužan osigurati zaštitu ličnih podataka zaposlenih. I druge hartije od vrijednosti mogu biti od interesa za konkurente.

Odgovornost za kršenje pravila čuvanja dokumenata

Prema članu 120 Poreskog zakonika, nepostojanje primarnih dokumenata od poreskog obveznika, odnosno odsustvo računa ili računovodstvenih registara smatra se grubim kršenjem pravila za računovodstvo prihoda i rashoda i oporezivih stavki. Takav poreski prekršaj povlači kaznu od 5.000 rubalja. Ali samo pod uslovom da je „nedostatak“ ovih dokumenata otkriven samo za jedan poreski period. U suprotnom, poreski obveznik će se suočiti sa kaznom od najmanje 15.000 rubalja. Ako nedostatak dokumenata dovede do potcjenjivanja porezne osnovice, porezni obveznik se suočava sa kaznom od 10 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja. Krivično pravo ne zanemaruje sigurnost dokumenata. Na osnovu stava 1. člana 325. Krivičnog zakona Ruske Federacije, krađa, uništavanje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz ličnog interesa može se kazniti kaznom zatvora do jedne godine. Ali, naravno, agencije za provođenje zakona će morati dokazati takav interes. I konačno, arhivisti mogu provjeriti kako se kompanija pridržava arhivskog zakonodavstva. Prema članu 13.20 Kodeksa Ruske Federacije o upravnim prekršajima, kršenje pravila za skladištenje, nabavku, snimanje ili korištenje arhivskih dokumenata prijeti službenicima upozorenjem ili novčanom kaznom u iznosu od 300 do 500 rubalja.

Kako se raspoređuje odgovornost za čuvanje dokumenata?

Za čuvanje dokumenata odgovorni su rukovodilac preduzeća i glavni računovođa. Štaviše, na osnovu Zakona o računovodstvu, direktor je odgovoran za organizaciju skladištenja, posebno za dostupnost posebnih prostorija, ormara koji se zaključavaju i sefova. A glavni računovođa osigurava sigurnost dokumenata i njihov prijenos u arhivu. U tu svrhu može imenovati odgovorna lica (tač. 6.6. i 6.2. Pravilnika). Na primjer, tokom vremena, informacije koje se odražavaju na papiru mogu se izgubiti (izblijediti). U tom slučaju morate se pobrinuti da napravite kopije ovih dokumenata i ovjerite ih pečatom kompanije. Ova preporuka proizilazi iz dopisa Ministarstva finansija Rusije od 3. aprila 2007. godine br. 03-03-06/1/209.

Šta radite sa dokumentima kojima je istekao rok čuvanja?

Svaki računovođa zna da se svi primarni dokumenti moraju čuvati određeni vremenski period. Velike kompanije imaju posebne arhive za čuvanje fascikli sa knjigovodstvenim dokumentima. Pojavom elektronskog upravljanja dokumentima, određeni dio dokumenata se više ne može štampati, već se čuva elektronski. Bez obzira na izabrani način čuvanja primarne dokumentacije, morate raditi u skladu sa rokovima utvrđenim zakonom. O njima ćemo govoriti u nastavku.

Opšte informacije o rokovima skladištenja primarnih dokumenata sadržane su u Federalnom zakonu od 6. decembra 2011. br. 402-FZ. Ovaj dio zakona navodi da se primarni materijali moraju čuvati najmanje pet godina. Razdoblje može biti duže - a tačan rok trajanja određenog dokumenta odredit će se naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije. Ovaj dokument sadrži tabelu sa rokovima skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata, poreskih registara, kadrovskih dokumenata i druge dokumentacije. U tabeli je prikazano 1.003 pozicije sa rokovima po vrsti dokumenta.

Period skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvu nije se mijenjao u 2017. godini.

Nemojte brkati periode skladištenja primarnih dokumenata sa periodima skladištenja poreskih računovodstvenih dokumenata. Na primjer, faktura je porezni dokument i može se čuvati samo četiri godine (klauzula 8, klauzula 1 Poreznog zakona Ruske Federacije).

Imajte na umu da se period skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvenom odjelu ne računa od datuma pripreme dokumenta, već od početka nove izvještajne godine (pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije).

Na primjer, faktura je sastavljena 24.08.2017. Prema pravilima, minimalni rok skladištenja je pet godina. To znači da se takva faktura ne može uništiti prije 01.01.2023.

Period čuvanja nekih dokumenata zavisi od činjenice pregleda. Na primjer, izvještaji o troškovima moraju se čuvati pet godina. Ako ih poreski organi nisu provjerili tokom ovog perioda, period se povećava (Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558).

Maksimalni period skladištenja se utvrđuje za kadrovske dokumente (naredbe, kartice za zaposlene), razne dokumente o platama. Takvi dokumenti moraju se čuvati najmanje 75 godina.

Čuvajte elektronske dokumente u Diadoc-u - sigurnije je nego na vašem ličnom računaru. Svi dokumenti se pohranjuju u nekoliko primjeraka na različitim serverima, što onemogućuje gubitak informacija. Isprobajte Diadoc besplatno uz promociju “Neograničeno 2 mjeseca”.

Periodi skladištenja elektronskih dokumenata

Zakon navodi da se primarni sertifikat može izdati u papirnoj formi i elektronskim putem (dio 5 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ). Ako je elektronski dokument izdat u skladu sa zakonom, on podliježe istim rokovima čuvanja kao i za papirnu verziju.

Ne postoji jedinstveni program za elektronsko skladištenje dokumenata. Tako se nalozi za plaćanje mogu pohraniti u bankarski sistem klijent-banka. Primarni dokumenti, kao što su fakture, UPD, akti, mogu se pohraniti u računovodstveni program ili servis kroz koji se odvija elektronski tok dokumenata. Moguće je i skladištenje elektronskih dokumenata u posebnoj elektronskoj arhivi ili u oblaku. Elektronski dokumenti se mogu pohraniti na različite načine, a zadatak glavnog računovođe je osigurati njihovu sigurnost i čitljivost i nakon godina.

Dakle, da sumiramo. Na pitanje koji je minimalni rok čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata utvrđen zakonom, možemo sa sigurnošću odgovoriti - pet godina. Periodi skladištenja elektronskih dokumenata mogu se izračunati na osnovu perioda skladištenja papirnih dokumenata. Ovi datumi se poklapaju. Odabrani način čuvanja dokumenata mora biti odražen u računovodstvenoj politici.

Koliko dugo se čuvaju računovodstveni dokumenti? U prosjeku 5 godina, ali trajanje čuvanja ovisi o vrsti dokumenta. Tačni rokovi su navedeni u Poreskom zakoniku i novom naredbi Federalnog arhiva, koji je stupio na snagu 18.02.2020.

Zakonodavni okvir

Kao što je navedeno u osnovnom zakonu o računovodstvu 402-FZ, period skladištenja računovodstvenih dokumenata ne bi trebao biti:

• manje od 5 godina nakon izvještajne godine (klauzula 1, član 29 Zakona 402-FZ) - za primarne računovodstvene registre i kase;
• manje od 5 godina, počevši od godine u kojoj su posljednji put korišteni. Ovo se odnosi na računovodstvene politike i druge lokalne akte kojima se utvrđuje postupak, metode i metode računovodstva u određenom preduzeću.

Međutim, treba uzeti u obzir da postupak i uslove čuvanja računovodstvene dokumentacije u DOO i organizacijama drugih oblika vlasništva utvrđuje svaka organizacija samostalno, uzimajući u obzir norme i zahtjeve:

• Naredba Rosarhiva od 20. decembra 2019. br. 236;
• odredbe odobrene Rezolucijom Federalne komisije za tržište hartija od vrijednosti Ruske Federacije od 16. jula 2003. godine br. 03-33/ps za dd.

Osnovni rok trajanja

U tabeli možete pronaći odgovore na pitanje koliko godina se čuvaju računovodstvene isprave, ovisno o njihovoj vrsti, uz upućivanje na zakonske akte.

Ako svaki od navedenih zakonskih akata određuje drugačiji rok za iste dokumente, stvarni se mora utvrditi u skladu sa aktom koji određuje maksimalni rok.

Tabela perioda skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji

Na osnovu gore navedenih zakonskih akata, organizujte skladištenje računovodstvene dokumentacije u organizaciji. Ako rok trajanja računovodstvene evidencije organizacije nije istekao, a dokument zatraže poreska uprava, Fond socijalnog osiguranja ili inspekcija rada u okviru kontrole na licu mesta ili službe, ali on nije fizički prisutan, organizacija kazniće se novčanom kaznom na osnovu čl.1. 126 Poreznog zakona Ruske Federacije - u iznosu od 200 rubalja. za svaki dokument koji nije dostavljen. Organizacija i službenik suočavaju se sa administrativnim kaznama (dio 1 člana 5.27, dio 1 člana 15.6, dijelovi 3, 4 člana 15.33 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, član 26.31 Zakona br. 125-FZ).

Pravila za određivanje rokova

Pogledajmo primjer kako odrediti koliko godina treba voditi računovodstvene i porezne dokumente. Uzmimo, na primjer, otpremnicu i račun primljen u 3. kvartalu 2019. Roba je primljena na obračun, a PDV je odbijen u istom kvartalu. U 4. kvartalu U 2019. godini roba je prodata i njen trošak je uključen u rashode prilikom obračuna poreza na dobit.

Period skladištenja fakture je do 30.09.2023. godine, pošto je korišćen za obračun PDV-a u 3. kvartalu 2019. godine (zatražen je odbitak), a period se računa kao 4 godine nakon poreskog perioda u kojem je faktura bila korišteno, odnosno od 01.10.2019.

Rok trajanja tovarnog lista ovisi o njegovoj kvalifikaciji:

• za potvrdu prava na odbitak PDV-a računamo period od četiri godine od 01.10.2019. i dobijamo 30.09.2023 (po analogiji sa fakturom);
• za priznavanje troškova robe kao rashoda prilikom obračuna poreza na dobit računamo period od četiri godine od 01.01.2020. (pošto je poreski period za porez na dohodak godinu dana) i dobijamo 31.12.2023.
• kao primarni dokument - računati 5 l. nakon godine u kojoj je trošak robe priznat kao rashod, odnosno od 01.01.2020., dobijamo 31.12.2024.

Različiti su rokovi čuvanja računovodstvenih, poreskih i kadrovskih dokumenata u 2019. godini. Primarna knjigovodstvena isprava se čuva četiri godine, ali ako se koristi za obračun poreza, period se povećava na pet. Preuzmite tabele sa listama uobičajenih dokumenata i koristite servis da odredite koji papiri se mogu baciti.

Ako uništite papire prije roka, organizacija se suočava s kaznama i dodatnim troškovima. Napomena: koliko dugo čuvati dokumente >>>

Preduzeća su dužna da vode dokumentaciju o porezima, računovodstvu i osoblju. Za sigurnost je odgovoran šef kompanije. Ali on može prenijeti svoja ovlaštenja na drugog zaposlenika. Preduzetnici su sami odgovorni za skladištenje.

Periodi skladištenja utvrđeni su Poreskim zakonikom Ruske Federacije, Federalnim zakonima br. 402-FZ od 6. decembra 2011., br. Naredba Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558. Naš servis će vam pomoći da proverite da li možete da bacite dokumenta.

Služba za određivanje roka trajanja primarnih materijala

Koliko godina treba čuvati računovodstvene i poreske dokumente u organizaciji: lista za 2019

Privredna društva i individualni preduzetnici dužni su da vode računovodstvene i poreske isprave kojima se potvrđuju prihodi, rashodi i iznos obračunatog poreza. Čuvajte papire četiri godine. Ova obaveza je propisana u tački 8. stav 1. člana 23. Poreskog zakonika. Duži rok trajanja - 5 godina - predviđen je Listom za "primarni" (klauzula 362).

Periodi skladištenja računovodstvenih dokumenata

Ministarstvo finansija je predložilo kako da se odredi na koji period da se fokusira. Četiri godine se odnose na poreske registre, fakture, knjige kupovine i prodaje itd. Odnosno na sve dokumente koji su potrebni za obračun poreza. Da biste odlučili koji dokumenti se definitivno mogu likvidirati, odredite koliko godina su oni u arhivi. Period od četiri godine se računa nakon završetka perioda u kojem su hartije od vrijednosti posljednji put korištene za izvještavanje. Imate pravo da se riješite papira koje ste koristili za obračun i plaćanje poreza ako su stariji od četiri godine (dopis Ministarstva finansija Rusije od 19.07.2017. br. 03-07-11/45829). Pogledajte sljedeći odjeljak za rokove poreznog računovodstva.

Sergej Razgulin odgovara,

Aktualni državni savjetnik Ruske Federacije, 3. klase

“Početkom perioda skladištenja dokumenata smatrati 1. januar godine koja slijedi nakon one u kojoj su sastavljeni (prihvaćeni u računovodstvo). Na primjer, ako je dokument sastavljen 2018. godine, tada se period skladištenja počinje računati od 1. januara 2019. godine. Postoje dva izuzetka od ovog pravila...”

Pet godina važi za radove koji se odnose na računovodstvo. Odnosno, to su, na primjer, fakture, akti ili računovodstveni registri kao što su bilansi stanja.

Period može biti i duži. Povećaće se ako kompanija otpiše gubitke iz prethodnih godina u poreskom računovodstvu. Čuvajte papire koji potvrđuju ove gubitke dokle god ćete gubitak prenijeti u budućnost. Ovom periodu dodajte još četiri godine.

Situacije kada je vredno dodijeliti posebne periode za čuvanje potvrdnog primarnog dokumenta

U tabeli ispod prikazani su pojedinačni dokumenti koji se najčešće nalaze u kompaniji.

Tabela perioda skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizaciji u 2019

Period skladištenja poreskih dokumenata u 2019

Organizacija mora čuvati dokumentaciju koja je neophodna za obračun poreza četiri godine. Ovo se odnosi na sve računovodstvene i poreske dokumente, uključujući dokumente iz sistema elektronskog upravljanja dokumentima između banke i klijenata.

Tok dokumenta je put kojim dokument prolazi od trenutka kada je sastavljen do prijenosa na skladište. U rasporedu toka dokumenata potrebno je fiksirati proceduru za formiranje i obradu dokumenata koji se koriste u preduzeću. Pročitajte kako kreirati raspored toka dokumenata u programu "" u kursu "Tok dokumenata".

Organizacija je dužna da se pridržava roka, osim ako su zakonom utvrđeni drugi rokovi. Računajte četiri godine nakon izvještajnog ili poreskog perioda u kojem je dokument posljednji put korišten za obračun i plaćanje poreza i pripremu izvještaja. Napominjemo: kadrovska dokumenta također imaju svoje rokove. Pročitajte o njima u sljedećem odjeljku.

Tabela rokova sa posebnim obračunom rokova čuvanja dokumenata

Evo liste uobičajenih poreskih papira i perioda njihovog čuvanja.

Tabela perioda skladištenja poreskih dokumenata

Period skladištenja kadrovske dokumentacije u organizaciji u 2019

U 2016. godini zakonodavci su smanjili period čuvanja kadrovske evidencije (Savezni zakon br. 43-FZ od 2. marta 2016.). To uključuje radni i građanski ugovori, lične karte. I također - originali radnih knjižica, diploma, potvrda, potvrda, potvrda bez zahtjeva.

Svi ti papiri, koji se izdaju od 2003. godine, sada se mogu čuvati ne 75 godina, kao ranije, već 50 godina. Ali period skladištenja kadrovskih dokumenata koji su izdati prije 2003. ostao je isti - 75 godina.

Što se tiče ostalih kadrovskih dokumenata, možete ih pohraniti mnogo manje. Rok trajanja smo naveli u tabeli ispod. U nastavku saznajte pravila kojih se moraju pridržavati kompanije i individualni poduzetnici pri organizaciji skladištenja papira.

Tabela perioda skladištenja kadrovskih dokumenata u 2019

Kako izračunati periode čuvanja dokumenata

Period čuvanja mora se računati od kraja perioda u kojem je organizacija koristila dokument. Netačno je odrediti period od dana kada je list formiran.

Primjeri izračunavanja općih perioda skladištenja dokumenata

Postupak čuvanja primarnih i računovodstvenih dokumenata

Organizacije imaju pravo da stvaraju arhive za čuvanje i korištenje arhivskih dokumenata nastalih u toku njihove djelatnosti. Istina, postoje podzakonski akti koji indirektno ukazuju da je stvaranje arhive u organizaciji uslov. Uostalom, ne postoji drugi način čuvanja dokumenata osim arhivske metode.

Dakle, stav 2.14 Pravila, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526, utvrđuje da je sigurnost dokumenata u arhivi organizacije osigurana nizom mjera:

• stvoriti regulatorne uslove;
• usklađenost sa regulatornim režimima;
• pravilna organizacija skladištenja dokumenata, sprečavanje krađe i gubitka i održavanje u normalnom fizičkom stanju.

Postoje određeni zahtjevi za čuvanje računovodstvenih dokumenata (vidi tabelu ispod). A tu su i kazne ako slučajno izbacite dokument čiji rok čuvanja još nije istekao.

Prema zakonu o računovodstvu, primarni i zbirni računovodstveni dokumenti mogu se sastaviti na papiru ili u elektronskom obliku (dio 5, član 9 Zakona br. 402-FZ od 6. decembra 2011.). Poreski knjigovodstveni registri se mogu voditi i na papiru, elektronski i (ili) na bilo kom računarskom mediju (član 314. Poreskog zakona). Konačno, poreske prijave (obračuni) se mogu, au nekim slučajevima i moraju, predati elektronskim putem (član 80. Poreskog zakonika).

A budući da se primarni dokumenti, računovodstveni i poreski računovodstveni dokumenti, kao i poreske prijave (obračuni) mogu pripremiti u elektronskom obliku, onda se mogu pohraniti u istom formatu. Nema potrebe za štampanjem. Jedini uslov je da takvi dokumenti moraju biti ovjereni u skladu sa svim pravilima elektronskim potpisom.Kako pohraniti računovodstvene dokumente >>>

Zahtjevi za čuvanje računovodstvene dokumentacije

Sa čime se kompanija suočava ako prekrši uslove čuvanja dokumenata?

Ako se firma riješi papira prije roka, onda inspektori mogu ukinuti troškove ili odbitke PDV-a, jer nisu potkrijepljeni dokumentima. Kao rezultat toga, organizacija će biti podložna dodatnim porezima, kaznama i kaznama. Ili inspektori mogu utvrditi iznos poreza koji se plaća metodom obračuna (podtačka 1, tačka 7, član 31 Poreskog zakona Ruske Federacije). A to također može dovesti do kazni i novčanih kazni.

Osim toga, zbog nedostatka primarnog dokumenta, porezni organi mogu kazniti kompaniju u iznosu od 10.000 ili 30.000 rubalja. (član 120 Poreskog zakona Ruske Federacije). Usput, također se morate riješiti dokumenata prema pravilima. Kako - pročitajte na kraju članka.

Inače, zakon predviđa i novčane kazne za nedostavljanje dokumenata čiji rok čuvanja nije istekao. Radi praktičnosti, predstavili smo ih u tabeli ispod.

Kako se riješiti starih dokumenata

Ako je rok skladištenja istekao, moraju se uništiti (tačka 2.3 Pravila odobrenih Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526).

Vrijeme je da se dokument uništi ili ne, utvrđuje komisija. Direktor bira koga od zaposlenih će u njega uključiti i nalogom odobrava ovaj sastav (tač. 4.5-4.9 Pravilnika br. 526, dopis Ministarstva finansija od 22.01.2016. godine br. 07-04-09/2355, tačka 3. informacije Ministarstva finansija broj PZ-13/2015).

Komisija svake godine proverava koja dokumenta su istekla 1. januara (tač. 2.3, 4.11 Pravila br. 526). I sastavlja akt u kojem navodi naziv i broj predmeta sa dokumentima koje treba uništiti. Nakon što direktor odobri akt, dokumenti se mogu uništiti. Ako kompanija to uradi sama, biće potreban još jedan akt, ali ovaj put za uništenje. Velike kompanije češće prenose dokumente za odlaganje specijalizovanoj organizaciji koristeći fakturu. Ona je ta koja sastavlja akt uništenja.