Интеллектуальное

Является ли счет-фактура первичным документом если нет то как она может трансформироваться в него? Счет-фактура простыми словами: назначение, реквизиты, заполнение Для чего нужна счет фактура в бухгалтерии.

В процессе приемки товаров или услуг поставщики, среди прочих документов, направляют заказчику такой регистр, как счет фактура — что это такое простыми словами? Счет фактура — это документ, который подтверждает факт отгрузки товаров (оказания услуг), а также их непосредственную стоимость.

СФ применяется во взаиморасчетах между сторонами преимущественно в России и некоторых странах СНГ. Как выглядит счет фактура и каким образом он заполняется, расскажем ниже.

Законодательством установлен формальный вид СФ, закрепленный в ПП РФ № 1137 от 26.12.2011. Документ передается заказчику по факту приемки продукции. СФ может быть подписан и передан продавцом покупателю как в бумажном, так и в электронном формате.

Если поставщик выбрал электронный вид передачи, ему необходимо подписать регистр ЭЦП и воспользоваться системой электронного документооборота и формой, строго регламентированной налоговой службой.

Выделяют два вида:

Стандартная. Формируется поставщиком по факту поставки продукции в случае полной оплаты за товар.

Срок выставления не должен превышать 5 дней с момента фактической приемки.
Авансовая. Заполняется в том случае, если по договору предусмотрена предоплата за будущую поставку. В этом регистре в обязательном порядке необходимо отметить информацию о платежной документации (платежное поручение и т. п.).

Зачем нужен счет фактура

СФ — это, в первую очередь, бухгалтерский и налоговый регистр, который подтверждает сумму НДС по реализованным и приобретенным товарам и услугам, а также непосредственно саму покупку и определяет входящий налог на добавленную стоимость. Исходя из информации, представленной в СФ, заполняется (для подачи в территориальный ИФНС) книга покупок и продаж, в которой и фиксируются расчеты по НДС.

В свою очередь, на основании книг покупок и продаж формируется отчетная декларация по налогу на добавленную стоимость.

Общие правила заполнения

Счет фактура 2018 года выглядит следующим образом.

Процесс заполнения документа регулируется Налоговым кодексом РФ, а именно ст. 169 НК РФ.

При заполнении СФ в обязательном порядке необходимо указать определенные сведения:

номер регистра по порядку и дату формирования;
полные реквизиты (в том числе и банковские) покупателя и продавца, а также грузоотправителя и грузополучателя;
предмет договора — наименование поставляемой продукции или оказываемых услуг;
цены за товары и услуги без НДС, ставка и рассчитанная сумма налога на добавленную стоимость, конечная стоимость продукции;
код расчетной валюты и страна-производитель товаров и услуг.

Подробно о заполнении СФ вы можете прочесть в нашей статье «Заполняем бланк счета-фактуры правильно».

Ответ:

Понятие «первичный учетный документ» определено ст.

9 Федерального закона №129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете». В соответствии с данной статьей:

«1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
…

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания».

Рассмотрим соответствие счета-фактуры перечисленным признакам первичного документа:

счет-фактура не является оправдательным документом ни для одной хозяйственной операции (например, оправдательными документами при приобретении товаров, работ услуг являются товарная накладная, транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг));
бухгалтерские проводки, формируемые на основании счета-фактуры (Дт 68.2 19), не являются самостоятельной хозяйственной операцией;
альбомы унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, не содержат форму счета-фактуры.

Однако, счет-фактура содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом счет-фактура согласно п. 3 ст. 168 НК РФ в отличие от первичного документа может быть составлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав или получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Таким образом, за исключением соответствия реквизитов счета-фактуры обязательным реквизитам первичного учетного документа, иных признаков первичного документа, установленных ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» счет-фактура не содержит.

Следует отметить, что положения НК РФ также разграничивают понятия «счет-фактура» и «первичный документ» . А именно:

согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета…

Учитывая вышеизложенное, счет-фактура является документом, на основании которого сумма НДС принимается покупателем к вычету, и не признается первичным документом в рамках бухгалтерского и налогового законодательства. Данного мнения придерживается также Минфин РФ: в Письме от 25 июня 2007 г. N 03-03-06/1/392 финансисты пришли к выводу, что счет-фактура является документом, косвенно подтверждающим произведенные затраты, и служит дополнением к уже имеющимся первичным документам.

Как составить счет-фактуру? Правила оформления…

Счет-фактура – это документ, который официально подтверждает оказание и стоимость определенных услуг или работы, а также выдачу продукции. Контрагент заполняет этот документ для легитимности оказания услуг, при этом в государственный бюджет уплачивается НДС.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Все факторы учета, включая сроки, особенности заполнения, порядок и применение таких счетов обозначены в Налоговом кодексе. Более того, такая документация является юридическим основанием для приема товара получателем и суммы НДС в качестве вычета. В бухгалтерском учете документы данного типа используются для ведения учета НДС.

Ниже перечисленные лица должны составлять счета-фактуры:

те, кто освобожден от уплаты НДС;
по операциям, которые не облагаются налогом;
по сделкам, которые облагаются налогом;
по сумме предварительно полученной оплаты;
покупатели имущества, которое является муниципальным или государственным, но не взятого на учет учреждениями, представляющими муниципальную или государственную казну;
предприятия и ИП, которые находятся на учете налоговой службы, покупающие в России определенные товары, услуги или работы у иностранцев, которые не числятся в органах налоговой инспекции.

Тот, кто относится к первому или второму пункту в счете-фактуре пишут «Без налога (НДС)», а тот, кто относится к пятому и шестому пункту составляют данный документ для отгруженных товаров и услуг, а на сумму предоплаты – нет.

Кому не нужно составлять данный документ:

лицам, которые освобождены от уплаты НДС;
предприятиям и предпринимателям, занимающимся розничной торговлей, общественным питанием, исполнением работ, оказанием услуг населению при продаже продукции по наличному расчету с выдачей продавцом бланка строгого образца;
банкам по операциям необлагаемым налогами;
по продаже ценных бумаг, освобожденных от налоговых сборов (кроме услуг посредников и брокеров);
негосударственные ПФ и страховые компании по выплатам необлагаемым налогами.

В согласии пунктом 3 статьи 168 НК РФ:

при получении предоплаты в счет будущих поставок или предоставления товара или услуг , при передаче прав на имущество необходимо выставить счет-фактуру покупателю на протяжении пяти календарных дней с момента получения оплаты в счет поставки товара или услуг, передачи имущественных прав;
во время предоставления товаров или услуг , а также имущественных прав лицо, которое платит налоги, обязано выставить покупающему лицу счет-фактуру в течение пяти дней со времени отгрузки продукции, предоставления услуг или передачи прав на имущество.

Данный документ должен подписывать директор и главный бухгалтер предприятия или другие должностные лица, которые наделяются доверенностью действовать от имени фирмы.

Им могут передать соответствующие полномочия приказом от имени компании, который определяет перечень лиц, которые имеют полномочия подписывать документы. Когда такой документ выставляет ИП, то он же и должен поставить подпись и обозначить реквизиты свидетельства о регистрации ИП.

Счета-фактуры выставляются по указанным операциям:

Продажа товаров, которые облагаются НДС и освобождены от его уплаты, имущественных прав в России; если такие права передаются безвозмездно, то счет-фактура пишется продавцом в двойном экземпляре (для продавца и для покупателя). Если за передачу прав или реализацию товаров или услуг предусмотрена плата, то нужно действовать в согласии с пунктом 3 статьи 168 НК РФ.
Получение денежной оплаты в счет будущих работ и услуг (составляет продавец).
Передача в пределах РФ товаров , предоставление услуг для своих нужд, расходы на которые не подлежат вычету при калькуляции налога на прибыль фирмы.
Исполнение строительных и монтажных работ для себя (заполняется организацией).
Финансовая помощь и на пополнение специальных фондов в счет доходов или оплаты предоставляемых услуг и товаров (заполняет продавец).
Получение дисконтной скидки по облигациям или векселям в виде денег, которые получены в счет оплаты услуг или товаров.
Перечисление денег по товарному кредиту , когда его стоимость превышает сумму, согласующуюся по ставкам рефинансирования ЦБ РФ.

Требования к оформлению

Главная информация:

Перечень оказанных услуг и выданной продукции.
Реквизиты и названия участников сделки.
Обозначение цен всех наименований.
Полная стоимость, ставка и сумма налога.

По взаимному согласию сторон принимается решение о том, каком виде подавать документацию (в бумажном или электронном).

Составить документ обязаны:

все те, кто платит НДС, при сделках, которые подвержены налогообложению;
налоговый агент – за поставщика услуг;
те, кто используют свое освобождение от уплаты НДС по 145 статье НК РФ.

Не должны заполнять данные документы:

предприниматели и фирмы, занимающиеся розничной торговлей, общепитом или оказанием услуг населению за денежную плату (с подтверждающими документами);
те, кто осуществляет не облагаемые налогами операции;
те, кто платит налоги по специальным режимам (за определенными исключениями);
если получен аванс в счет будущих поставок ТРУ, при этом цикл производства является длительным;
лица, которые заключили сделку при реализации ТРУ и при этом не платят ил освобождены от уплаты НДС (облагаемые – ставка 0%, необлагаемые – в согласии со статьей 149 Налогового кодекса).

По причине ошибок во время заполнения бланка налоговая служба может снять вычет и сумма налога будет увеличена. Речь идет о таких ошибках:

Ошибки, которые не дают возможности определить наименование приобретенного товара или услуги.
Те ошибки или искажения, которые лишают возможности определить данные о продавце и покупателе.
Если невозможно увидеть ставку НДС по товару.
Если нереально определить сумму налоговых сборов.
Если присутствуют ошибки для определения цены услуг или товаров, или в предоплате.

Существуют правила нумерации счета-фактуры:

Номер записывают в согласии с хронологией и по возрастанию.
Его указывают в первой строке.
Нумерация дополняется с помощью цифровых индексов через «/», если документ составили доверительные управляющие или обособленные подразделения.
Возобновление номеров производится по усмотрению компании.

Сроки предъявления

Срок на выставление фактуры составляет не более пяти дней, при этом должно произойти: произведение полной или частичной оплаты услуг или продукции, отгрузки ТРУ, в счет будущих поставок, и передаются имущественные права. Счет ведется со дня, который наступает после дня, в течение которого были оказаны услуги или совершены продажи.

Если в первичном документе изменилась стоимость, то заполняют корректировочную счет-фактуру на протяжении пяти дней с момента первого заполнения бланка. Покупатель соглашается на изменение цен, затем производятся финансовые операции.

Ответственность за нарушение сроков

Организации могут заработать штраф, если не имеют этого документа. Также штраф может быть назначен во время проверки фирмы, если не соблюдены сроки на стыке двух облагаемых налогами периодов.

Бывает так, что дата выставлена не в конце текущего периода, а в начале следующего. А это может быть истолковано как отсутствие счета-фактуры.

Нюансы

Даже если несколько партий товара на протяжении пяти дней были поставлены одному человеку (без перебоев в поставке), данный документ предоставляется один раз. Значит за пять дней с первой отгрузки можно составлять один счет-фактуру (если производятся ежедневные поставки одному человеку).

Если товар отгружен до того, как был оплачен, то документ предоставляется в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товара. Дата передачи права собственности не имеет значения.

По выполненным услугам счет нужно предъявить после их осуществления (кроме случаев предварительной оплаты от компании-покупателя)

Поскольку для поставщиков не имеет особого значения сроки предоставления счета-фактуры, то иногда продавцы выставляют ее во время подписания договора. Ну а досрочное получение заполненного бланка не повлияет на вычитание НДС.

Отдельные виды операций

При ввозе продукции на таможню России уплачивают НДС. Данная операция фиксируется в журнале учета полученных счетов-фактур и в книге покупок. При таких обстоятельствах заполняется таможенная декларация и платежный документ об уплате НДС.

Если говорить об оказании посреднических услуг, то ведение такой деятельности производится в случае реализации или приобретения продукции для клиента.

Предприятия и предприниматели, которые действуют в интересах другого лица по определенным договорам, должны зарегистрировать в книге продаж счета-фактуры, которые выставлены определенному доверителю на сумму оказанных услуг.

Электронный вид документа

Он имеет юридическую ценность наравне с бумажной версией, поскольку содержит все данные и должен быть подписан уполномоченным лицом и выставлен на протяжении пяти дней. Заполненный бланк служит основанием для вычета НДС.

В электронном виде документ сохраняется на протяжении четырех лет и регистрируется в журнале учета и книгах продаж и покупок. Его может передать только оператор электронного документооборота в том формате, который установлен налоговой службой. Более того, государственные органы имеют нормативную базу по обработке электронных документов.

Ведение журналов учета

Продавец заполняет журнал учета тех счетов-фактур, которые выставлены покупателям:

В первой части журнала находится реестр или таблица выставленных фактур. В нем указаны в хронологическом порядке выставленные счета. Не вносятся операции, связанные с внутренним применением продукции, проценты с векселей, финансовая помощь. Или при желании можно заполнить эти данные на отдельном листе в разрезе журнала.
Во второй части расположены прошнурованные и пронумерованные вторые экземпляры фактур (первый у покупателя). Обычно журнал заводят на определенный период времени. Полученные фактуры

Во время покупки товара или услуг новые документы фиксируются в данном журнале (речь идее о полученных от продавцов счетах-фактурах).

Одна из них в виде таблицы с реестром полученных счетов, которые продавец вносит по мере поступления.

Вторая часть содержит оригиналы документов. Более того, если речь идет о служебной командировке, то фирма может принять возвращенную сумму НДС. Возмещение средств осуществляется по бланку строгой отчетности, а сумма не заносится в счет-фактуру.

Бланки строгой отчетности хранятся в журнале, если речь идет о таких услугах:

перевозка рабочих лиц на место командировки и назад;
предоставление постельного белья в поезде;
услуги аренды жилых помещений во время командировки.

Наличие счета-фактуры приносит:

устранение проблем с зачетом НДС;
упрощение и упорядоченность бухгалтерского учета;
электронный вид документа упрощает инфраструктуру бумажного документооборота;
снижаются затраты на внесение информации в учетную систему;
обеспечение упорядоченности действий сторон, между которыми составлен договор оказания услуг или поставки продукции.

Итак, основы бизнеса заставляют знать налоговое законодательство, поэтому налогоплательщики должны знать, что счет-фактура используется для подтверждения права на вычет НДС.

Было бы полезно иметь полное представление о данном налоговом документе. Во время продажи продукции и оказания услуг, передачи прав собственности исполнители или поставщики начисляют НДС с помощью выписки этого документа.

Счет-фактура является налоговым документом. Согласно Налоговому кодексу, а именно статье 169, данный документ может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Если вы используете второй вариант, то копия со всеми подписями и штампами должны присутствовать и в бумажном виде, так как при проверке налоговые инспекторы требуют именно такой вид документа.

Счет-фактура необходима для учета хозяйственных операций, связанных со сделками купли-продажи, оказанием услуг. Именно в этом документе указывается сумма сделки, сумма НДС, также содержится информация о наименовании предмета договора, измерителях и стоимости за одну единицу продукции.

При поступлении счет-фактур бухгалтер должен отразить операцию в учете, зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок. Если же товар другому лицу или оказывается услуга, то выставленная счет-фактура регистрируется в книге продаж.

Данный налоговый документ должен составляться в соответствии с требованиями российского законодательства, то есть содержать информацию о поставщике и покупателе, иметь порядковый номер и дату составления, наименование и количество товара, цену и стоимость, налоговую ставку и сумму НДС. Если счет-фактура выставляется при сделке с иностранными компаниями, то обязательно указывается страна изготовителя товара и номер таможенной декларации.

А всегда ли руководители предприятий должны составлять счет-фактуру? В том случае, если лицо освобождено от уплаты налога на добавленную стоимость, то он вправе не выставлять этот налоговый документ. Но и в том случае, если он выставит ее в адрес покупателя, ничего страшного не будет. Только в графе «Ставка НДС» следует указать: «Без НДС», а не «0%».

Согласно Налоговому кодексу РФ, плательщики НДС при реализации продукции или оказании услуг должны оформлять счет-фактуру в адрес покупателя (заказчика). Именно на основании этого документа в учете отражается сумма налога на добавленную стоимость. Поэтому очень важно правильно оформить этот бланк.

Инструкция

Оформите счет-фактуру в течение пяти дней после получения предоплаты или после отгрузки товаров в адрес покупателя. Вы можете составлять налоговый документ раз в месяц, но только в том случае, если вы работаете с контрагентом регулярно в течение месяца, и если ваша сфера отрасли это позволяет, например, вы оказываете услуги связи. По окончанию месяца формируете акт оказания услуг и к нему счет-фактуру с выделенным НДС.

Все налоговые документы должны иметь порядковый номер, поэтому очень важно следить за нумерацией. Еще одним важным пунктом является дата составления. Выставляя счет-фактуру , вы должны обязательно указать реквизиты сторон (получателя, плательщика, отправителя), информацию о товаре (наименование продукции согласно номенклатуре, единицы измерения), количество продаваемых единиц продукции, цену и общую стоимость. Укажите и ставку налога, даже если она равна 0%. Подведите итог, то есть укажите сумму НДС.

— начисления НДС при отгрузке товаров (работ, услуг), выполнении СМР для собственного потребления, получении аванса;

— начисления НДС при увеличении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);

— принятия к вычету НДС, начисленного с полученного аванса и при выполнении СМР для собственного потребления;

— принятия к вычету НДС при уменьшении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);

— начисления и принятия к вычету «агентского» НДС.

Однако такие счета-фактуры не являются первичными документами, подтверждающими отгрузку (передачу) товаров, выполнение работ или оказание услуг. Ведь их не подписывают ваши покупатели (заказчики) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Если вы хотите использовать счет-фактуру как первичный документ, подтверждающий отгрузку, вам надо (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):

1) дополнить форму счета-фактуры реквизитами, которые подтверждают отгрузку товаров (работ, услуг) вашей организацией и их приемку покупателем (заказчиком). Например, можно использовать форму универсального передаточного документа (УПД), рекомендованную ФНС;

2) утвердить такую дополненную форму счета-фактуры (УПД) как первичный документ приказом руководителя организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ);

3) согласовать с покупателем (заказчиком) применение дополненной формы счета-фактуры (УПД). Это можно сделать, указав в договоре, что приемка-передача товаров (работ, услуг) оформляется УПД;

4) составлять дополненный счет-фактуру (УПД) при отгрузке, а не в течение 5 календарных дней со дня отгрузки.

Указание в счете-фактуре дополнительных реквизитов не помешает вашему покупателю принимать к вычету предъявленный вами НДС (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Полученный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен по утвержденной форме и получен вами от продавца (исполнителя, подрядчика), не является первичным учетным документом. Такой счет-фактура — это документ, на основании которого вы можете только:

— или принять к вычету указанную в нем сумму НДС;

— или включить указанную в нем сумму НДС в стоимость товаров (работ, услуг).

Но сделать это вы можете только после того, как у вас появятся первичные документы, подтверждающие принятие товаров (работ, услуг) к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

При УСН с объектом «доходы минус расходы» такой счет-фактура — это документ, на основании которого указанную в нем сумму НДС можно включить в расходы (Письмо Минфина от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147).

Первичным учетным документом счет-фактура будет являться, только если он дополнен реквизитами, подтверждающими приемку товаров (работ, услуг), в том числе составлен по форме УПД, рекомендованной ФНС. На основании такого счета-фактуры вы можете не только учесть «входной» НДС, но и отразить в бухгалтерском и налоговом учете приобретенные товары (работы, услуги) (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Выставленный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен вашей организацией по утвержденной форме, является первичным учетным документом для отражения в бухгалтерском учете следующих операций:- начисления НДС при отгрузке товаров (работ, услуг), выполнении СМР для собственного потребления, получении аванса;- начисления НДС при увеличении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);- принятия к вычету НДС, начисленного с полученного аванса и при выполнении СМР для собственного потребления;- принятия к вычету НДС при уменьшении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг);- начисления и принятия к вычету «агентского» НДС.Однако такие счета-фактуры не являются первичными документами, подтверждающими отгрузку (передачу) товаров, выполнение работ или оказание услуг. Ведь их не подписывают ваши покупатели (заказчики) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).Если вы хотите использовать счет-фактуру как первичный документ, подтверждающий отгрузку, вам надо (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):1) дополнить форму счета-фактуры реквизитами, которые подтверждают отгрузку товаров (работ, услуг) вашей организацией и их приемку покупателем (заказчиком). Например, можно использовать форму универсального передаточного документа (УПД), рекомендованную ФНС;2) утвердить такую дополненную форму счета-фактуры (УПД) как первичный документ приказом руководителя организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ);3) согласовать с покупателем (заказчиком) применение дополненной формы счета-фактуры (УПД). Это можно сделать, указав в договоре, что приемка-передача товаров (работ, услуг) оформляется УПД;4) составлять дополненный счет-фактуру (УПД) при отгрузке, а не в течение 5 календарных дней со дня отгрузки.Указание в счете-фактуре дополнительных реквизитов не помешает вашему покупателю принимать к вычету предъявленный вами НДС (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).Полученный вами счет-фактура. Счет-фактура, в том числе корректировочный, который составлен по утвержденной форме и получен вами от продавца (исполнителя, подрядчика), не является первичным учетным документом. Такой счет-фактура — это документ, на основании которого вы можете только:- или принять к вычету указанную в нем сумму НДС;- или включить указанную в нем сумму НДС в стоимость товаров (работ, услуг).Но сделать это вы можете только после того, как у вас появятся первичные документы, подтверждающие принятие товаров (работ, услуг) к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).При УСН с объектом «доходы минус расходы» такой счет-фактура — это документ, на основании которого указанную в нем сумму НДС можно включить в расходы (Письмо Минфина от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147).Первичным учетным документом счет-фактура будет являться, только если он дополнен реквизитами, подтверждающими приемку товаров (работ, услуг), в том числе составлен по форме УПД, рекомендованной ФНС. На основании такого счета-фактуры вы можете не только учесть «входной» НДС, но и отразить в бухгалтерском и налоговом учете приобретенные товары (работы, услуги) (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Является ли счет-фактура первичным документом? (Издательство «Главная книга», 2014)

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

договор;
счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

товарная накладная — для товаров;
товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

договор;
счёт;
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
накладная;
акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

информацию о суммах денежных средств;
фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.