По каким признакам классифицируют документы. Вопрос

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию . Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бываютписьменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),графические ифото-, фоно-, кинодокументы .

По степени сложности документы классифицируют напростые исложные . Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом . Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют наподлинные иподложные . Подлинные документы бываютдействительные инедействительные . Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются насрочные инесрочные . Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют наслужебные , подготовленные на предприятиях, в организациях, иличные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся надокументы временного и постоянного срока хранения . Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранениядо 10 лет исвыше 10 лет .

По степени обязательности документы бываютинформационные , содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, идирективные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документыиндивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы .

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Эволюция микрографического документа, предпосылки возникновения. Основные виды носителей, их преимущества и недостатки. Взаимодействие различных видов документов. Особенности динамических и статических архивов. Будущее микрографического документа.

курсовая работа , добавлен 27.03.2012


Проблема пропагандистской составляющей русскоязычных средств массовой информации, ее влияние на зарубежную аудиторию. Оценка современного состояния русскоязычной прессы в странах СНГ. Роль русскоязычных Интернет СМИ в системе всемирной коммуникации.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010


Определение понятия "информационная война", его социально-психологическая составляющая. Статус информационной составляющей в структуре современной цивилизации. Информационная война против России, ее образ в зеркале западных средств массовой информации.

курсовая работа , добавлен 02.05.2012


Документальные источники информации, их достоверность. Приемы качественно-количественного анализа документов. Контент-анализ как метод анализа документов. Оценка метода документального анализа. Надежность информации полученной с помощью контент-анализа.

курсовая работа , добавлен 13.05.2009


Характеристика видов и типов печатных периодических изданий - газет, журналов и альманахов. История изобретения радио, телевидения и интернета как видов средств массовой информации. Сущность и особенности функционирования информационных агентств.

контрольная работа , добавлен 09.11.2010


Требования системного подхода к средствам массовой информации. Классификация печатных СМИ (газет и журналов). Характеристика телевидения и радиовещания как электронных средств массовой информации. Типология и функции интернет-СМИ, их распространение.

курсовая работа , добавлен 20.11.2009


Становление и развитие издательско-полиграфического комплекса Беларуси, актуальные проблемы книгоиздательской деятельности. Принципы организации средств информации, тенденции их развития. Реализация основных принципов информационной политики государства.

курсовая работа , добавлен 07.05.2010


Основной источник информации в повседневной жизни. Объективизация – интересный и сложный приём в публицистике. Язык средств массовой информации, главные качества журналистики. Классификация объективизации на материале газет и аналитических сайтов.

курсовая работа , добавлен 14.01.2011

Деловой документ является основным средством осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. В документах содержатся планы деятельности и конкретные программы работ по государственному и общественному развитию. При их помощи координируются усилия различных организаций, посредством документов передаются управленческие команды подчиненным объектам, благодаря им сохраняются огромные массивы информации для анализа, сопоставления, критической оценки. Кроме того, документ позволяет накапливать сведения и передавать их последующим поколениям, являясь основой отображения этапов развития науки, техники, культуры и источником изучения истории общества.

Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является их пригодность к длительному хранению максимальная наглядность. Необходимыми условиями для выполнения этих требований является соблюдение требований по обеспечению внешнего оформления и внутреннего содержания.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов в учреждении является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование в течение определенного времени. Для того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов является основой их организации, поиска и хранения.

Классификация - группировка документов по определенным признакам с целью облегчения их изучения и исследования. Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Повышение ответственности исполнителей осуществляется путем разграничения функций структурных подразделений учреждения и обязанностей исполнителей, более четкого распределения информации между ними, ликвидации возможности субъективизма и случайностей в осуществлении процесса работы с документами.

Важно и то, что при неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними. Наибольшие трудности возникают в архивах, которые ведут практическую работу по выдаче справок, предоставлению документов через читальные залы ученым, исследователям, выявлению и публикации документов различной тематики для широкого круга читателей. Вся работа требует точного знания состава и содержания документов, что возможно лишь при условии поступления из учреждений полноценных, правильно сгруппированных и оформленных документов. Достичь же этого можно при четкой классификации документов.

Для классификации документов в пределах одного учреждения создаются классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. При составлении классификатора могут быть использованы положения об учреждении и его структурных подразделениях, должностные инструкции, номенклатуры дел, перечни дел с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Классификация документов по признакам.

Рассмотрим несколько критериев классификации документов существующих на данный момент в научной литературе.

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов разновидностей документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Рассматривая документы как форму отражения действительности учреждений, организаций, предприятий, можно выявить множество систем документации взаимосвязанных и соподчиненных.

Самой общей и целостной системой, занимающей верхнюю ступеньку на иерархической лестнице документных образований, можно рассматривать общегосударственную систему документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране. Она состоит из множества подсистем, которые можно классифицировать по различным признакам (территориальному, функциональному, признаку уровня управления т.д.).

Прежде всего, можно выделить функциональные и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, такие как - плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др. - в том или ином объеме присущи всем органам управления.

Системы документации, функционирующие и соответственно отражающие деятельность органов отраслевого управления (комитетов, министерств, ведомств, управлений) принято считать отраслевыми.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

В различных учреждениях состав и количество создаваемых документов, неодинаковы. В основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления говорится о том, что комплекс документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

Документ подлинный, если сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в нем самом или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности. “Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечении срока действия, или компетенция которого ограничивается выданной сферой, например служебное удостоверение или удостоверение личности, по сравнению с паспортом.

По стадии создания различают документы оригиналы, подлинники и копии документов.

Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа. И еще, текст документа составленный на бланке, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (имеющий печать, штамп, и подпись руководителя учреждения или структурного подразделения от имени которых он исходит), называется подлинником. Подлинник официального документа первый или единственный его экземпляр.

В качестве синонима слова “подлинник” иногда употребляется термин “оригинал”, поскольку по своему смыслу определение “подлинник” означает - “истинный, настоящий, оригинальный, “оригинал”, а оригинал означает - “подлинник, образец”.

Копия воспроизводит информацию другого документа, все его внешние признаки или часть их. Существует несколько видов копий документов:

• - редакция - исторический вид копий документов, “т.е. произведения, основанные на одном протографе (первоначальном тексте), но получившие новую направленность, форму и содержание”; “разновидность текста какого-нибудь произведения”.
• - списки - также один из исторических видов копий документов, “в делопроизводственной практике средневековых московских учреждений соблюдалось правило переписки акта “слово в слово”, а если текст нельзя было прочесть, писцы могли делать пропуски. В ряде случаев редакции источников сохраняются в нескольких списках, которые имеют свои особенности и отличия”. Дошедшие до нас исторические документы в большинстве своем до XVIII в. сохранились в списках
• - факсимильная копия - точно воспроизводит ряд внешних признаков письменного, графического, изобразительного документа, т.е. содержит все его реквизиты и отражает особенности их расположения, фиксирования и оформления, копия документа переданного по каналам факсимильной связи, при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой;
• - свободная копия - содержит все реквизиты подлинного документа, но не обязательно повторяет его форму;
• - отпуск - полное и точное воспроизведение подлинника исходящего документа, остающегося в учреждении, отпуск создается одновременно с подлинником (появление данного термина относят к концу XVIII - XIXвв., называя им сохранившийся в делах учреждения черновик или копию с отосланного документа;
• - выписка - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;
• - дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника; дубликат выдается в случае утери подлинного документа (например, паспорта, свидетельства о рождении и других документов);
• - авторизованная копия - копия документа, подписанная автором, имеет силу подлинника. Авторизованная копия вместе с подлинником документа подшивается в дело и сдается на хранение в архив;
• - интерполяция - литературный вид копии документа, с измененным первоначальным текстом, когда в текст были произведены вставки слов или фраз, отсутствующие в подлиннике;
• - дублетными документами называют размноженные документы, т.е. несколько экземпляров одного и того же документа подлинника или копии;

Копии также подразделяются на:

• - заверенные - копии документов, составленные и заверенные внутри учреждения; и нотариально заверенные; заверенные без соблюдения формальностей (отсутствуют печати), заверенные частными лицами. Исторически известные формы заверения документов, начинаются с приказной системы делопроизводства, когда дьяк или подьячий с надписью “скреплял” столп, расписываясь по местам “ставов” так, чтобы буквы, слоги или отдельные слова его подписи растягивались по склейкам, если “столп” был длинный, подпись могла несколько раз повторяться;
• - не заверенные - не имеющие реквизита “отметка о заверении копии”.

Таким образом, можно сделать вывод, если подлинник играет функцию обеспечения сохранности документа, то копия документа выполняет функцию источника информации, поскольку именно копия является объектом информационного обращения.

По форме и размерам документы можно подразделить на:

• - объемные (музейные экспонаты, археологические находки, здания и сооружения, произведения зодчества и другие) - восприятие которых происходит в трех измерениях;
• - плоскостные (чертежи, фотографии, географические карты и другие) - восприятие которых происходит в двух измерениях;
• - ленточные (магнитные ленты, рулонные фотопленки и другие), ширина которых мала по сравнению с длинной].

По форме представления содержащейся в документах информации, их можно подразделить на:

• - первичные - содержащие “новые научно-технические сведения, являющиеся результатом научно-исследовательской, проектно-конструкторской и практической деятельности или новое осмысление известных идей и фактов;
• - вторичные - являются результатом переработки одного или нескольких первичных документов.

Данную группировку наиболее целесообразно использовать при обработке, хранении и распространении документов.

По форме фиксации информации документы подразделяются на:

• - письменные - сведения в которых изложены в виде буквенного текста;
• - статистические - форма изложения информации в основном цифровая;
• - иконографические - информация представлена в виде иллюстраций или изображений (кино фотодокументы, картины);
• - фонетические - форма представления информации звуковая (магнитофонные записи, грампластинки).

По характеру восприятия информации документы подразделяются на:

• - визуальные - воспринимаемые органами зрения;
• - аудиальные - воспринимаемые органами слуха;
• - аудиовизуальные - воспринимаемые органами слуха и зрения одновременно.

По конструкции документы могут быть: листовыми; сброшюрованными; рулонными.

По цвету изображения документы подразделяются на: одноцветные (черно-белые); многоцветные.

По способу воспроизведения: полиграфические; фотографические; электрографические; диазо-графические; термографические; машинописные; рукописные.

По длительности хранения - на постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет, временного срока хранения до 10 лет.

По технике создания документы различают на:

• - машинно-ориентированные, приспособленные для обработки данных средствами вычислительной техники (перфокарты, перфоленты);
• - машиночитаемые, приспособленные для автоматического считывания содержащихся в них информации, в которых поиск и выдача информации осуществляется средствами вычислительной техники;
• - машинные, созданные средствами вычислительной техники (магнитные ленты, диски)].

В зависимости от носителя информации, документы могут быть на носителе информации на бумажной основе не светочувствительные, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элекроискрового копирования и т.д.), микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, перфоленте, перфокарте, магнитной ленте, диске, лазерном диске, кристаллах.

С точки зрения гласности документы могут быть - обычные, только для служебного пользования, секретные.

По приемам записи документы подразделяются на созданные естественным языком (с помощью простой записи), стенографические, шифрованные.

В зависимости от срока исполнения документы классифицируются следующим образом:

• - срочные - требующие исполнения в определенный срок, установленный законом;
• - несрочные - срок исполнения, которых не установлен.

По количеству отраженных в документах вопросов различают:

• - простые (элементарные), содержание которых посвящено одному вопросу;
• - сложные (составные), отражающие содержание нескольких вопросов.

Исходя из назначения документы могут быть:

• - индивидуальные, создаваемые по произвольной форме и в каждом отдельном случае для решения конкретной управленческой задачи;
• - типовые, отражающие однородные вопросы и представляющие собой текст-образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок (типовые письма, типовые инструкции, типовые номенклатуры дел);
• - трафаретные, документы, часть текста которых отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация) - справки, анкеты, личные листки по учету кадров.

По происхождению документы делят на:

• - официальные - созданные организацией, учреждением, предприятием или должностным лицом и оформленные в установленном порядке; среди официальных документов могут быть выделены документы личного характера, удостоверяющие личность человека или его права, обязанности, служебное или общественное положение, а также содержащие сведения биографического характера;
• - документ личного происхождения, создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей;
• - общественные (или социальные), это документы, характеризующие личность, межличностные отношения, отношения между личностью и государством, между различными общественными формированиями и государством (заявления, предложения и жалобы граждан).

По назначению различают документы:

• - как средства фиксирования фактов, событий, явлений (акты, отчеты, протоколы);
• - как средства передачи информации на расстоянии (письма, телеграммы, телефонограммы и пр.).

По месту составления документы бывают:

• - внешние, полученные учреждением или направленные им за его пределы;
• - внутренние, составленные внутри учреждения и используемые внутри него.

По наименованию выделяют несколько видов и разновидностей документов - акты, протоколы, приказы и т.д.

Основные признаки классификации сведены в таблицу 33

. Таблица 33. Основные признаки классификации документов по информационной составляющей

Рассмотрим ее более подробно:

1. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

По этому признаку различают текстовые, иконические, идеографические, звуковые, матричные, цифровые и комплексные документы

2. Классификация документов по измерением записи информации

По этому признаку различают одно -, двух - и трехмерные документы (перфолента, служебное письмо, глобус)

3. Классификация документов по призначенистю для восприятия информации

По этому признаку различают документы, читаемые человеком, и те, которые читаются с помощью технических средств (с помощью магнитофона, телевизора, электронно-вычислительной техники, сотовой т проч.

4. Классификация документов по каналу восприятия информации

5. Классификация документов по степени распространенности информации

По степени распространенности информации документы делятся на: опубликованные, неопубликованные, непубликовани и электронные

6. Классификация документов по уровню обработки время

В данной классификации выделяют первичные и вторичные документы по времени появления в мире

7. Классификация документов по содержанию

А. Десятинная классификация. Мелвилла. Дьюи

(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC)

Универсальная классификационная система, разработанная в 1876 г. американским библиотекарем. М. Дьюи (1851 - 1931рр). Предназначалась для систематического размещения книг в публичных библиотеках. США. В первых изданиях х имела целью лишь перечисление документов, однако с самого начала содержала элементы скрытой типизации. Впоследствии типичные распределения выделились в самостоятельные вспомогательные таблицы и система приобрела комбинации йний харакрактер.

Состоит система из основных таблиц (Schedule) и вспомогательных таблиц (Tables). Составными частями полного издания также Relative Index (дословно:"указатель семейных отношений") -. АПУ и Manual (Кер ство), в котором представлен полный методический комментарий к таблицам (частная методика систематизацииематизації).

ДКД - распространенная в мире классификационная система, применяется в 135 странах. На своей родине, в. США,. ДКД используют 95% публичных и школьных библиотек, 25% от общего числа библиотек колледжей и университетов, 20% специальных библиотек. ДКД переведена на 30 языков мирту.

1-е издание. ДКД-1876 (44 а), 2-е - 1885 г (314 с). При жизни. М. Дьюи было опубликовано 12 изданий. В 1896. М. Дьюи создал Forest Press Foundation, которому передал права издания и развития. ДКД. Европе аналогичные права были переданы. Международному библиографическом институтатитуту).

В 1980 г. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) приобрел Forest Press и создал издательство OCLC Forest Press, выпускающего издания. ДКД 20-е издание. ДКД подготовлено полностью с помощью компьютер. Эрно техники. В 1993 г. вышел в свет оптический диск (CD-ROM)"Electronic Dewey DDC 20", в 1996 p - оптический диск Windows DC 2к Windows DC 21.

Все подписчики изданий. ДКД бесплатно получают полный комплект дополнений, выпускаемых и исправлений -"Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC

Б. Универсальная десятичная классификация

(УДЮ. УДК представляет собой иерархическую комбинированную систему на основе"Десятинной классификации"и состоит из трех частей - основных таблиц, определяющих таблиц и буквенно-предметного указателя разработают ена в 1895-1905 pp в. Международном библиографическом институте в. Брюсселе под руководством бельгийских ученых потли и. АЛафонтента. А.Лафонтена.

В 1956 г. в. СССР был создан. Всесоюзный институт научной и технической информации, становится членом. Международной федерации по документации, получает эталон таблиц. УДК. Специалисты знакомятся с таблицами. УДК, в совершенствовании которых в соответствии с. Правилами. УДК могут участвовать многие страны мира - члены. Международной федерации. Если замечаний или возражений не поступало в течение четырех месяцев, проект ав тически принимался и входил в очередной выпуск"Extensions and corrections to the UDC"(Дополнения и исправления к. УДК, публикуются с 1950 года з 1950 року).

В начале с70-х годов XX века в стране формируется сеть органов научно-технической информации (НТИ). Согласно рекомендациям. Всероссийского совещания работников. НТИ,. Совет. Министров. СССР 14 мая 1962 издает. Постановление (№ 445)"О мерах по улучшению организации научно-технической информации в стране", в п5 которого говорится:"Ввести с 1963 года в научно-технических издательствах, редакциях науч о технических журналов, в организациях научно-технической информации, научно-технических библиотеках обязательную классификацию всех публикаций по универсальной десятичной системедесятковій системі".

Границы применения. УДК были расширены за счет медицинских и сельскохозяйственных библиотек и всей сети органов информации без ограничений по отраслевому признаку

В 1963-1966 гг централизованными усилиями библиотек и органов. НТИ осуществляется первое издание. УДК на русском языке. Перевод проявляется в ряде мест неадекватным, отдельные выпуски выданные в разной полигр рафичному исполнении с многочисленными пробелами. Принимается решение публиковать отраслевые таблицы. УДК (выходят в свет с 19644р.).

В 1966 г.. Комитета стандартов, издательству стандартов и снова организованном. Всесоюзном института научно-технической информации (по стандартизации), классификации и кодированию поручена подготовка второго в издание таблиц. УДК на русском языке. Издание выпущено в 1969-1970гг с авторизованным номером. Международной федерации № 447 в 6-ти томах 9-ти книгагах.

В 1982-1987гг публикуется третье издание. УДК на русском языке (№ 572) в 7-ми вып 11-ти книгах. Одновременно выходят в свет продолжающиеся выпуски"Новое в. УДК", содержащие страницы с дополнениями и ис еннямы. В 1969 г. выпущено издание. УДК в одном томК в одному томі.

С 1997. НТЦ"Ректор", получивший право перевода, издания и распространения таблиц. УДК в. России и. СНГ, выдает полный перевод эталона. УДК на русском языке. Новые таблицы публикуются под названием"Универсальная где есятинна классификация. Четвертое полное изданиерте повне видання".

К концу 2000 г вышло в свет 3 тома, всего предполагается 10 томов, в двух дополнительных томах будет опубликован алфавитно-предметный указатель

В. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

В основу. ББК положена иерархическая комбинированная система библиотечно-библиографической классификации, состоящей из основных таблиц, таблиц типовых делений и алфавитно-предметного указателя. ББК (общее ьни типовые деления, территориальные типовые деления в двух таблицах - для естественных наук и для социально-экономических и гуманитарных наук, специальные типовые деления т.д..

Первое издание. ББК на территории. СССР для научных библиотек (1960-1968 гг) в 25 выпусках имело четкую структуру. Универсум знаний был разделен на три комплекса: естественные науки -. Б /. Е (выпуски 3-6), примером адни науки -. Ж /. Р (выпуски 7-13), общественные и гуманитарные науки - 3 /. Ю (выпуски 14-233).

Перечень основных распределений начинался разделом. А. Марксизм-ленинизм (выпуск 1), завершался разделом. Я. Литература универсального содержания (выпуск 25). Таким образом, основные таблицы классификации занимали 23 3 выпуска издания, начинался выпуском. И. Ввод и заканчивался выпуском 25. Типичные распределения. Прикладные науки:. Ж /. Об. Техника. Технические науки (выпуски 7-11),. П. Сельское и лесное хозяйство. Сельского сподарського и лесохозяйственные науки (выпуск 12) и. Р. Охрана. Медицина (выпуск 13к 13).

Гуманитарные науки начинались с выпуска 19. Ч. Культура. Наука. Образование. Три выпуска возглавляли соответствующие отраслевые комплексы: выпуск. С. Е. Естественные науки в целом, выпуск 7, часть 1. Ж. Техника. Технические наук ки в целом и выпуск 14, часть 1. С. Общественные науки в целом. Несмотря на то, что общий план системы предполагал выпуск 16. Ф. Политика. Политические партии, разногласия в группе разработчиков не позволила и выпустить в свет таблицы по политическим наукам в полном объеме. Выпуск 16 первого издания. ББК был назван. Ф5 / 6. Политические партии. Общественно-политические организацииорганізації.

В науке в целом не было в то время решен вопрос о правомерности социологии, генетики и многих других наук. Создателям. ББК удалось оставить в структуре таблиц резервные индексы на своем логическом м месте (например, для социологии - 35) для многих"непризнанных"или запрещенных по тем или иным соображениям наук, дисциплин и проблен і проблем.

Г. Единая классификация литературы

Состоит из основных таблиц и алфавитно-предметного указателя и предназначена для систематизации произведений печати в изданиях библиографии и для комплектования каталожных картотек по подписными сериями. Н. На ее основе составляются специальные таблицы, используемые отделами статистики печати книжных палат при систематизации книг за содержанием.

Существуют также классификации для отдельных видов документов, например, классификатор государственных стандартов,. Международная классификация изобретений и т.д.

В любом случае в содержательных классификациях деление на виды происходит по семантическому показателем, т.е. по содержанию (отраслям знаний, темам, предметом изложения, освещенным проблемам, родами, жанрами и произведений и т.д..

8. Классификация документов по характеру социальной информации

По характеру социальной информации, содержащейся в документе, различают следующие их виды: массовые, специальные и личные

При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества и государства (документация официального происхождения)

Вторая - отражает духовную жизнь общества (документы, возникающие в личной жизни и творчества - литературные произведения, мемуары, письма, дневники, записные книжки и т.п.)

Сводная классификация документов по информационной составляющей представлена??на схеме 32

Классификация документов.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всœех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определœения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. В случае если создание документа обычно является функцией руководителœей структурных подразделœений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. По этой причине выделяются следующие ресурсы использования документа:

1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются крайне важно сть удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определœенного времени.

Чтобы выработать определœенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это делœение документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителœей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - крайне важно е условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов состоит в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Размещено на реф.рф
Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателœем этого признака является срок исполнения документа͵ который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всœех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истинœе.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа͵ оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа͵ а дубликат - второй экземпляр документа͵ выданный в связи с утратой подлинника.

Классификация документов. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Классификация документов." 2017, 2018.